FAQ - HBO

Webportal

Vragen over inloggen
  • Wat te doen als u uw wachtwoord bent vergeten?
    Antwoord:

    Klik op de link ‘wachtwoord vergeten’ op het inlogscherm. Daar kunt u een nieuw wachtwoord opvragen.
    Let op; het wachtwoord wordt alleen verstuurd naar het opgegeven mailadres op de portal.

    Sluit dit venster
Vragen over uploaden
  • Moet een reader met enkel korte overnames geüpload worden?
    Antwoord:

    Ja, ook readers met alleen korte overnames moet u uploaden. Dit doet u eenvoudig via de portal. Klik vervolgens op Uploaden bewijsexemplaar.

    Sluit dit venster
Vragen over toestemmingsverlening
  • Ik heb geen ontvangstbevestiging van mijn toestemmingsaanvraag ontvangen?
    Antwoord:

    Neem dan zo spoedig mogelijk contact op met Stichting PRO via de berichtenknop op de webportal. Mocht dit niet lukken neemt u dan telefonisch contact op met ons via: 023-8700205 of per email pro@cedar.nl.

    Sluit dit venster
  • Wat te doen als het niet mogelijk is uw toestemmingsaanvraag te voltooien?
    Antwoord:

    Neem contact op met Stichting PRO via de berichtenknop op de webportal. Mocht dit niet lukken neemt u dan telefonisch contact op met ons via: 023-8700205 of per email pro@cedar.nl.

    Sluit dit venster
  • Er staan meerdere overnames in één (digitale) reader. Hoe voer ik dit in?
    Antwoord:

    Als er meerdere overnames in uw (digitale) reader staan, kiest u op de portal de optie 'Bundeling'. In stap 2 van de aanvraag heeft u de mogelijkheid om meerdere overnames in te voeren. Klik hiervoor op de button 'Nieuwe overname toevoegen'. U rondt de aanvraag af door de volgende stappen te doorlopen.

    Sluit dit venster
  • Hoe kan ik mijn aanvraag wijzigen?
    Antwoord:

    Via Aanvraag wijzigen/inzien is het mogelijk om binnen 7 dagen de toestemmingsaanvraag te wijzigen. Klik op de reader die u wilt wijzigen. Nu kunt u de verschillende stappen doorlopen om eventuele aanpassingen te doen.

    Sluit dit venster
  • Ik heb een toestemmingsaanvraag ingediend via de portal, maar nu wil ik een overname toevoegen. Is dit nog mogelijk?
    Antwoord: Binnen 7 dagen is het nog mogelijk om de toestemmingsaanvraag te wijzigen. Via Aanvraag wijzigen/ inzien ziet u alle toestemmingsaanvragen die u op dat moment nog kan wijzigen. Sluit dit venster
  • Ik heb een toestemmingsaanvraag ingediend via de portal, maar nu wil ik de oplage wijzigen. Is dit nog mogelijk?
    Antwoord: Binnen 7 dagen is het nog mogelijk om de toestemmingsaanvraag te wijzigen. Via Aanvraag wijzigen/ inzien ziet u alle toestemmingsaanvragen die u op dat moment nog kan wijzigen. Sluit dit venster
Vragen over adresgegevens
  • Kan iedereen de adresgegevens aanpassen?
    Antwoord: Iedereen die toegang heeft tot de inlogcodes, kan in principe de gegevens aanpassen. Wel wordt er, indien bekend, een bevestiging naar het standaard of oude e-mailadres gestuurd. We raden aan dit in te stellen, zodat wijzigingen altijd op twee plaatsen geverifieerd worden. Sluit dit venster
  • De adresgegevens zijn aangepast. Ontvang ik hiervan een bevestiging?
    Antwoord: Zodra het adres wordt aangepast, ontvangt u hiervan een bevestiging per e-mail, mits een standaard e-mailadres bekend is. Tevens wordt er een bevestiging naar het opgegeven CC adres gestuurd. Sluit dit venster
  • Ons factuuradres is gewijzigd, waar kunnen wij dit melden?
    Antwoord: Via de portal kunt u zelf de adresgegevens wijzigen. Klik op Mijn gegevens, pas de gegevens aan en klik op Wijzigingen opslaan.

    Let u erop dat dit het factuuradres betreft! Alle facturen zullen naar het nieuwe adres worden gestuurd.
    Sluit dit venster

Toestemming

Toestemming aanvragen via PRO, de Uitgever & eigen werk
  • Overnemen afbeeldingen/illustraties; waar moet ik rekening mee houden?
    Antwoord:

    Stichting PRO kan toestemming verlenen voor het gebruik van maximaal 25 illustraties/afbeeldingen in een overname. Indien u meer dan 25 illustraties of afbeeldingen wilt overnemen uit één werk, moet u hiervoor contact opnemen met de betrefffende uitgeverij.

    Het aantal illustraties is niet bepalend of een werk kort of niet-kort is. Het aantal woorden bepaalt of een overname kort is of niet-kort. Hierbij wordt wel voor elke illustratie, tabel of afbeelding 200 woorden bij het aantal overgenomen woorden opgeteld om het totaal aantal woorden te bepalen.

    Sluit dit venster
  • Ik wil graag een overname gebruiken van eigen hand. Het artikel is opgenomen in een boek dat is uitgegeven. Kan ik het lange artikel kosteloos gebruiken?
    Antwoord:
    Het is begrijpelijk dat u een artikel van uw eigen hand beschouwt als eigen werk. U kunt echter niet zomaar aannemen dat u ook de auteursrechten bezit. “Eigen werk” betekent in de praktijk van PRO namelijk dat u (en u alleen) alle auteursrechten bezit. Zodra een werk is uitgegeven bezit ook de uitgever ieder geval een deel (zo niet alle!) auteursrechten.
     
    Wanneer expliciet afgesproken is dat u uw uitgeven werk kosteloos in een reader mag gebruiken, of dat u een deel van de auteursrechten blijft bezitten, hoeft u uiteraard niet meer een billijke vergoeding aan PRO af te dragen. Dit moet echter wel kenbaar gemaakt worden aan PRO: hiervoor is (een kopie van) de afspraak met de uitgever op papier voldoende.
    Sluit dit venster
  • Ik heb een toestemmingsaanvraag gedaan, maar wil hier bij nader inzien toch van afzien. Wat is hiervoor de procedure?
    Antwoord:
    Indien de toestemmingsaanvraag binnen een week geannuleerd wordt, zijn hieraan geen kosten verbonden.  Binnen 7 dagen is het nog mogelijk om de toestemmingsaanvraag te wijzigen op de portal. Via Aanvraag wijzigen/ inzien ziet u alle toestemmingsaanvragen die u op dat moment nog kan wijzigen of verwijderen.

    Indien u de toestemming na een week wilt annuleren, zijn hieraan administratiekosten verbonden van €25,-. U ontvangt hiervoor een aparte factuur.

    Let op: na de publicatiedatum van de bundeling/overname is het niet meer mogelijk om de aanvraag te annuleren. De gevraagde toestemming wordt in dit geval in rekening gebracht.  
    Sluit dit venster
  • Is mondelinge toestemming van de uitgever voor het gebruik van een lange overname voldoende of moet dit op schrift worden gezet?
    Antwoord:

    De snelste manier om toestemming aan te vragen voor een lange overname is via PRO: hiervoor bestaat een online toestemmingsaanvraagformulier. In bijna alle gevallen kunnen wij u van dienst zijn.

    Wanneer de uitgever zelf toestemming verleent, dient (kopie van) die afspraak aan PRO te worden overlegd. U dient de afspraak daarom op papier vast te leggen: een korte e-mail is voldoende. Zorg ook dat duidelijk is aangegeven of het gebruik kosteloos of tegen een vergoeding plaatsvindt.
     

    Sluit dit venster
  • Als een boek is geschreven door verschillende auteurs, bij wie liggen dan de auteursrechten? Moet ik toestemming vragen aan elke auteur apart?
    Antwoord:

    De snelste manier om toestemming te vragen is via Stichting PRO: hiervoor bestaat een online toestemmingsaanvraagformulier. Ook kunt terecht bij de uitgever om toestemming te vragen.

    U mag nooit zomaar aannemen dat een auteur de rechten bezit van een door hem/haar geschreven en uitgegeven stuk. Dit moet namelijk apart afgesproken zijn met de uitgever. De auteursrechten van een uitgegeven boek liggen in ieder geval (voor een deel) bij de uitgever. 
     

    Sluit dit venster
  • Ik heb onlangs toestemming gekregen voor het publiceren van lange overnames. Nu moet de reader bijbesteld worden: ik laat dus nieuwe exemplaren drukken. Moet ik opnieuw toestemming aanvragen?
    Antwoord:

    Ja, u moet opnieuw toestemming aanvragen als u een lange overname in een reader laat bijdrukken. De eerste toestemming is namelijk verleend voor een specifieke oplage. Als u meer readers wil laten drukken, moet u voor die nieuwe oplage wederom toestemming aanvragen.

    Toestemming aanvragen voor een reeds bestaande reader kan heel makkelijk. Met de functie 'aanvraag hergebruik' op de portal kunt de aanvraag nogmaals indienen. U vult enkel de publicatiedatum, oplage en referentie in. De overnames staan al voor ingevuld in de nieuwe aanvraag.

    Heeft u toestemming via PRO aangevraagd, dan ontvangt u voor elke toestemmingsaanvraag een factuur ten hoogte van de door u aangegeven oplage.
     

    Sluit dit venster

Digitale leeromgeving

Digitale leeromgevingen en controle
  • Mag een pdf waarvoor reeds betaald is aan PRO ook via een andere omgeving aan dezelfde studenten openbaar gemaakt worden?
    Antwoord:

    Ja, zolang het om dezelfde studenten gaat, mag een pdf waarover een vergoeding is betaald, ook via een andere digitale leeromgeving aan de studenten verstrekt worden. Stel; de student mag tijdens een toets gebruik maken van een pdf die reeds eerder beschikbaar is gesteld, maar deze is niet via de oorspronkelijke leeromgeving op te vragen, dan mag deze pdf tijdens de toets op een andere omgeving geplaatst worden ter inzage.

    Sluit dit venster
  • Open boek tentamen; hoe om te gaan met e-books?
    Antwoord:

    Stel; een student heeft een open boek tentamen, maar heeft een e-book aangeschaft en kan deze dus niet fysiek meenemen. Mag een onderwijsinstelling dit boek dan tijdens de toets via een digitale omgeving zichtbaar maken. Ja, aan de studenten die beschikken over een digitale versie van het boek, mag tijdens de toets een digitale versie beschikbaar worden gesteld.

    Sluit dit venster
  • Mag ik een link plaatsen op de digitale leeromgeving?
    Antwoord:

    Het plaatsen van een link op een digitale leeromgeving (zoals Blackboard) hoeft de docent niet te melden bij Stichting PRO. Voorwaarde is wel dat de link direct naar een specifieke pagina linkt waarop het originele werk staat en de pagina met het auteursrechtelijk beschermde werk dus niet direct wordt opgenomen in de eigen digitale leeromgeving (embedden). Linken mag dus als het als een wegwijzer dient naar een “andere website”. Het is wel van belang dat het betreffende auteursrechtelijk beschermde werk legaal op de betreffende website staat.

    Het is niet verplicht om de naam van de auteursrechthebbende(n), de titel en de datum van het werk bij de link neer te zetten. Echter is dit uiteraard wel netjes om te doen. Daarbij is het overigens ook voor de docent zelf en de studenten gemakkelijk, omdat het dan bijvoorbeeld nog te traceren is wanneer het wellicht niet meer online te vinden is en/of de link niet meer werkt.

    Sluit dit venster
  • Wanneer de powerpoint presentatie van een college in een reader of binnen een digitale cursusomgeving worden geplaatst, geldt dan ook de grens van 25 afbeeldingen?
    Antwoord: Ja, maar het criterium geldt ook hier per bron waaruit wordt overgenomen. Sluit dit venster
  • Vallen overnames afkomstig uit “google books” automatisch onder public domain? En mogen deze dus vrij gebruikt worden?
    Antwoord: Nee, of sprake is van publiek domein wordt niet (mede) bepaald door, al dan niet (on)rechtmatig, gebruik op Google Books. Sluit dit venster
  • Wanneer meerdere malen binnen een digitale cursusomgeving (ELO) eenzelfde werk wordt geplaatst, wordt dit dan bij elkaar opgeteld om de woordgrens te bepalen?
    Antwoord: Nee: het gaat om aantal woorden in de bron van overname. Dat betekent dat als dezelfde tekst meermalen wordt gebruikt in dezelfde reader, het aantal woorden van deze tekst voor de bepaling of sprake is van een niet-korte overname maar eenmaal wordt geteld. Ter informatie: als de overname niet-kort is, dan wordt wel voor iedere keer dat een pagina is opgenomen afgerekend! Sluit dit venster
  • Waarom moet ik PRO toegang geven tot mijn elektronische leeromgeving?
    Antwoord:
    PRO controleert onderwijsmateriaal. Daarbij kijken we of alle overnames volgens afspraak worden gebruikt. Zo moet voor lange overnames vooraf toestemming verkregen worden. Ook alle bronnen moeten vermeld worden.

    PRO controleert niet alleen papieren onderwijsmateriaal. Omdat voor digitaal gebruik dezelfde spelregels gelden, controleert PRO ook dat materiaal. Dat doen we online.
     
    In de Readerovereenkomst (artikel 7.2) is bepaald dat een onderwijsinstelling PRO toegang tot de elektronische leeromgeving moet verlenen zoals studenten dat hebben. Deze toegang is noodzakelijk om digitale controles uit te kunnen voeren.
    Sluit dit venster
  • Wat voor een soort toegang of account wordt gevraagd?
    Antwoord:
    PRO heeft toegang  nodig tot de elektronische leeromgeving en alle bestanden met onderwijsmateriaal, zoals studenten dat hebben. Een onderwijsinstelling kan eenvoudig toegang tot zijn netwerk verlenen door het creëren van een gastaccount.
    Sluit dit venster
  • Wat doet Stichting PRO tijdens een digitale controle?
    Antwoord:
    • PRO controleert elektronische leeromgevingen op het gebruik auteursrechtelijk beschermde overnames;
    • PRO gebruikt de op grond van deze toegang verkregen informatie uitsluitend voor controledoeleinden in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst;
    • PRO zal alleen bestanden openen waarin vermoedelijk lesmateriaal wordt aangeboden aan studenten;
    • Daarom moeten alle  cursussen ontsloten zijn voor PRO;
    • PRO garandeert dat privacygevoelige informatie (bv studentgegevens en uitslagen) gerespecteerd zal worden; Op geen enkele wijze zal deze informatie gebruikt worden;
    • PRO zal op geen enkele wijze informatie opslaan, ge- of hergebruiken anders dan de aangetroffen overnames die buiten het bereik van de afkoopsom vallen.
       
    Sluit dit venster

Divers

Uit de handel, bronvermelding en meer
  • Hoe wordt de grens literair/niet-literair bepaald? In sommige gevallen b.v. filosofische teksten of sommige (literaire) non-fictie is deze grens namelijk niet duidelijk.
    Antwoord: Wij zullen hier aansluiting zoeken bij pretentie van de maker: was de bedoeling een wetenschappelijke verhandeling te schrijven dan wordt het niet als literair beschouwd, was de pretentie een literair werk te schrijven (bv. Mulisch, Kluun) dan beschouwen we het werk als literair, ongeacht onze eigen beoordeling van het literaire gehalte. Sluit dit venster
  • Wat wordt qua bladmuziek als een korte overname beschouwd?
    Antwoord:

    Uit bladmuziek:
    Een liedtekst: maximaal één couplet en één refrein.
    Notenschrift: maximaal vijf notenbalken met een maximum van 20% van het originele werk.

    Sluit dit venster
  • Is een recentere uitgave van een oud stuk (b.v Shakespeare) rechtenvrij?
    Antwoord: Nee, niettegenstaande de rechten op het oorspronkelijke werk rusten (ook) eigen rechten op de bewerking. Sluit dit venster
  • Bij het bepalen van de woordgrens, worden samengestelde woorden (bijv in engelse taal) dan als 1 woord geteld?
    Antwoord: Samengestelde (hyphenated) woorden worden als een woord geteld. Sluit dit venster
  • Hoe zit het wanneer een deel van een gedicht/literair werk/muziekstuk afgedrukt staat in een niet-literaire bespreking van dit stuk? Wordt in dat geval de grens van 10.000 woorden gehanteerd?
    Antwoord: Beide criteria worden afzonderlijk en naast elkaar gehanteerd. Indien in een overgenomen niet-literaire verhandeling meerdere gedichten/proza etc. uit verschillende bronnen zijn opgenomen, wordt het criterium per oorspronkelijke bron toegepast: alleen als de grens per werk uit een of meer in de verhandeling opgenomen oorspronkelijke bron wordt overschreden, geldt de overname als niet-kort om deze reden (de woorden/regels uit verschillende oorspronkelijke bronnen worden niet bij elkaar opgeteld) Sluit dit venster
  • Wanneer van een gedicht of literair werk zowel de oorspronkelijke versie als de vertaling wordt gebruikt, waardoor de overname groter is dan 100 regels/2500 woorden, terwijl het werk zelf wel binnen deze grenzen blijft, telt dit dan als een korte overname of niet?
    Antwoord: Oorspronkelijk werk en vertaling (bewerking) dienen bij elkaar opgeteld. Op een bewerking rusten niettegenstaande de rechten van de oorspronkelijke maker ook rechten bij de vertaler. De bewerking is een verveelvoudiging van het oorspronkelijke werk maar ook een eigen werk. Sluit dit venster
  • Welke woordgrens wordt gehanteerd in het geval van een theaterstuk? Valt dit onder literatuur (2500 woorden) of poëzie (100 regels)? Of geldt hier een aparte richtlijn voor?
    Antwoord: Dit wordt per stuk bekeken – indicatoren voor poëzie zijn metrum, rijm, korte (geen of weinig vol-)zinnen. Sluit dit venster
  • Wat wordt onder de publicatiedatum van de reader verstaan?
    Antwoord:
    De publicatiedatum van de reader is de eerste datum van verveelvoudiging of openbaarmaking. Dat wil zeggen het eerste moment dat de reader gedrukt wordt, te koop wordt aangeboden of mogelijk is te downloaden (in het geval van Printing on Demand). Sluit dit venster
  • Wat is een kort gedeelte?
    Antwoord:
    Uit niet-literaire boekwerken:
    Maximaal 10.000 woorden, mits niet meer omvattend dan een derde deel van het gehele oorspronkelijke werk waaruit wordt overgenomen.

    Uit tijdschriften en andere periodieke uitgaven met een niet-literaire inhoud:
    Maximaal 8.000 woorden, mits niet meer omvattend dan een derde deel van de aflevering waaruit wordt overgenomen.

    Uit literaire geschriften:
    Maximaal 100 regels poëzie of 2500 woorden proza, mits niet meer omvattend dan een tiende deel van het gehele oorspronkelijke werk.

    Uit bladmuziek:
    Een liedtekst: maximaal één couplet en één refrein.
    Notenschrift: maximaal vijf notenbalken met een maximum van 20% van het originele werk.

    Korte werken:
    Grafieken, tabellen, schema's en soortgelijke werken, mits niet meer omvattend dan 25 korte werken uit dezelfde oorspronkelijke uitgave.

    Let op!
    Alle grafieken, tabellen, foto’s en andere afbeeldingen worden geacht een omvang te hebben van 200 woorden. Houdt u daar rekening mee bij het tellen van de woorden van de overname.  

    Een door de uitgever in een boekwerk of periodiek gebundelde en bewerkte rechterlijke uitspraak (inlusief annotatie), alsmede de uitgave van een in het kader van een universitaire plechtigheid gehouden mondelinge voordracht, worden ongeacht het aantal woorden beschouwd als ‘kort werk’. Voor uit een verzamelwerk overgenomen rechterlijke uitspraken blijft gelden dat de overname beperkt dient te blijven tot een derde deel van dat verzamelwerk.

    Sluit dit venster
  • Mag ik bladmuziek overnemen in onderwijspublicaties?
    Antwoord:
    Ook bladmuziek (verzamelnaam voor liedteksten en notenschrift) kunt u opnemen in een reader. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen korte gedeelten en niet-korte gedeelten. Het overnemen van korte gedeelten in readers is bij de meeste onderwijsinstellingen geregeld via de afkoopsommen.
     
    • Een kort gedeelten van een liedtekst bevat maximaal één couplet en één refrein. Al het overige wordt gezien als een niet-kort gedeelte.
    • Een korte overname van notenschrift bevat maximaal vijf notenbalken met een maximum van 20% van het originele werk. Al het overige wordt gezien als een niet-korte overname. 
    Als u een niet-kort gedeelte wilt opnemen in een reader moet u hiervoor  vooraf toestemming vragen aan Stichting PRO. Dit gebruik wordt ook apart gefactureerd. Indien u verzuimd om vooraf de toestemming te regelen, pleegt u een inbreuk op het auteursrecht van de rechthebbenden. In dat geval zijn wij genoodzaakt om u een factuur te sturen gebaseerd op een inbreuktarief. Laat het niet zover komen en regel de toestemming dus vooraf, dit kan heel gemakkelijk door een formulier op de website van Stichting PRO in te vullen. 
     
    Tarieven
    Voor het gebruik van bladmuziek gelden de reguliere tarieven per pagina. Deze tarieven, in combinatie met het aantal pagina’s en de oplage van de reader, worden gebruikt om eventueel aanvullende facturen te berekenen.
     
    Voor bladmuziek worden, anders dan in het verleden, overigens geen minimumbedrag meer gehanteerd.
    Sluit dit venster
  • Hoe kan ik melding maken van een korte overname in een reader?
    Antwoord:
    Heeft uw onderwijsinstelling een afkoopregeling met Stichting PRO,  dan hoeft u de korte overnames niet apart melden. Wel vragen wij u een bewijsexemplaar te uploaden van de reader op onze portal.Het is belangrijk dat u aan een duidelijke bronvermelding doet. 
     
    Heeft u geen afkoopregeling dan dient u vooraf toestemming aan te vragen via onze portal. Daarnaast vragen wij u oook een bewijsexemplaar te uploaden.
    Sluit dit venster
  • Hoe lever ik een bewijsexemplaar aan?
    Antwoord:

    Het aanleveren van bewijsexemplaren kan enkel digitaal via onze portal. Als u inlogt op de portal vindt u daar de gelegenheid om de bewijsexemplaren te uploaden.

    Om een bewijsexemplaar te uploaden klikt u op de button 'Uploaden bewijsexemplaar' en kiest u uit twee opties. Optie 1 betreft het uploaden van (digitale) readers waarvoor een toestemmingsaanvraag geregistreerd staat onder het tabje 'Nog in te zenden bewijsexemplaren'. Optie 2 is het uploaden van een bewijsexemplaar waarvoor geen toestemmingsaanvraag is gedaan onder het tabje 'Nieuw bewijsexemplaar uploaden'.

    Sluit dit venster
  • Welke vereisten stelt Stichting PRO aan de bronvermelding?
    Antwoord:
     Artikel 6 van de Standaardvoorwaarden vermeldt dat in de onderwijspublicatie opgave gedaan wordt van – Titel – Auteur – Uitgever, en indien beschikbaar: ISBN. In geval van tijdschriften en/of dagbladen is daarnaast de jaargang en het afleveringsnummer vereist.
    Sluit dit venster
  • Ben je verplicht aan bronvermelding te doen?
    Antwoord:
    Ja, wanneer u werk overneemt van een ander, zal de bron vermeld moeten worden indien dit redelijkerwijs mogelijk is. Dit is wettelijk vastgelegd in de Auteurswet (artikel 16). Volgens de Auteurswet bevat een goede bronvermelding op zijn minst de naam van de maker op duidelijke wijze vermeld.

    !! Stichting PRO stelt echter extra vereisten aan de bronvermelding.
    Sluit dit venster
  • Als ik in een reader verschillende hoofdstukken van een boek gebruik, maar deze hoofdstukken staan verspreid in de reader, hoe zit het met de 10.000 woordengrens? Worden al deze losse hoofdstukken bij elkaar opgeteld, of staan ze los van elkaar?
    Antwoord:
    Alle overnames uit dezelfde bron worden bij elkaar opgeteld als de overnames in dezelfde reader zitten.

    Dit betekent dat binnen dezelfde reader bv. 2 korte overnames uit hetzelfde boek, bij elkaar opgeteld toch een lange overname zijn, als de grens van 10.000 woorden wordt overschreden.
    Sluit dit venster
  • Graag wil ik een boek gebruiken dat niet meer verkrijgbaar is of wordt herdrukt. Hoe kan ik dit regelen?
    Antwoord:
    Een boek dat niet meer verkocht wordt èn ook niet is herdrukt in een nieuwere druk, wordt beschouwd als zijnde niet meer in de handel. Maar dit betekent niet dat het boek vrij is van auteursrechten! Onder de volgende voorwaarden mag u het boek (geheel of gedeeltelijk) gebruiken:
    • Voor het gebruik betaalt u een billijke vergoeding, bv. via PRO;
    • PRO rekent € 0.045 per pagina voor de overname;
    • U neemt voordat het boek wordt gereproduceerd, contact op met PRO om toestemming te vragen voor het gebruik ervan;
    • PRO vraagt u om bewijs van het niet meer in de handel zijn van het boek.
    • U kunt dit vastleggen door eigen onderzoek, bv. met een e-mailbevestiging van de uitgever dat deze uitgave, noch een herdruk ervan gedrukt wordt;
    • De bron dient vermeld te worden (auteur, titel, ISBN, publicatiejaar en uitgever).  
       
    Sluit dit venster
  • Hoe weet ik of een boek uit de handel is?
    Antwoord:

    U kunt hiervoor contact opnemen met de uitgever. De uitgever kan u precies vertellen of het boek in een nieuwere druk is verschenen, of dat het geheel niet meer ge- of herdrukt wordt. Misschien heeft de uitgever nog wel een restpartij van de betreffende titel die u kunt overnemen.

    Hoe dan ook: wanneer het boek inderdaad helemaal uit de handel is, kunt u via PRO tegen een gereduceerd paginatarief het boek kopiëren. Het paginatarief is € 0,045 voor zowel Nederlandse als buitenlandse boeken.

    Sluit dit venster

Facturatie

Vragen over de factuur en reageren op een factuur
  • Hoe komt de factuur voor een (digitale) reader of overname tot stand?
    Antwoord:
    De factuur voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk in uw reader of op uw intranetomgeving kan op de volgende manieren tot stand komen. 
    1. U doet een toestemmingsaanvraag voor het overnemen van een bepaald artikel. Op basis van deze toestemming wordt de factuur bepaald. Zodra wij het bewijsexemplaar hebben ontvangen of 15 dagen na ontvangst van de toestemmingsaanvraag versturen wij de factuur.
    Bij ontvangst van het bewijsexemplaar wordt deze altijd gecontroleerd op eventuele lange overnames waar vooraf geen toestemming voor aangevraagd is. Indien Stichting Pro constateert dat er overnames in de reader staan waarvoor vooraf geen toestemming is aangevraagd, zullen wij de oorspronkelijke factuur crediteren. U ontvangt van ons dan een nieuwe factuur met hierop de toestemmingsaanvraag en eventuele inbreuk(en).
    1. U heeft het bewijsexemplaar naar Stichting Pro opgestuurd. Na ontvangst van het bewijsexemplaar is er door Stichting Pro geconstateerd dat er inbreuken in de reader zijn aangetroffen. Dit houdt in dat er niet-korte overnames in de reader staan waar vooraf geen toestemming voor is aangevraagd. U ontvangt een factuur met hierop de inbreuken vermeld tegen het inbreuktarief.
    De betalingstermijn voor de factuur bedraagt 30 dagen. Binnen die 30 dagen kunt u uw eventuele bezwaar op de factuur schriftelijk aan ons kenbaar maken via pro@cedar.nl onder vermelding van uw relatienummer, factuurnummer en de grond waarop u bezwaar maakt.
    Sluit dit venster
  • Ik wil reageren op de factuur, maar de betalingstermijn is reeds verstreken. Is dit nog mogelijk?
    Antwoord:
    Stichting PRO doet haar uiterste best om de kwaliteit van facturen te garanderen. Toch kan het voorkomen dat u het niet eens bent met een ontvangen factuur. Indien u het niet eens bent met een factuur moet uw gemotiveerde reactie op de factuur binnen de vervaltermijn van de factuur ontvangen zijn, schriftelijk (of per e-mail naar pro@cedar.nl) en met vermelding van uw relatienummer en het betreffende factuurnummer.
     
    Na verstrijken van de vervaltermijn van de factuur bent u in verzuim voor die factuur en zult u altijd eerst de factuur moeten betalen. Toch zullen wij een deugdelijk gemotiveerde reactie op een factuur dan alsnog in behandeling nemen. Wordt het gegrond bevonden dan zal een eventuele restitutie worden verrekend en/of teruggestort. Als voor de behandeling van het te laat ontvangen mutatieverzoek het bewijsexemplaar van de reader moet worden geraadpleegd, kan hiervoor €25,- aan administratiekosten in rekening worden gebracht.
     
    Wordt een reactie pas ontvangen nadat de incasso van de factuur uit handen is gegeven, dan worden deze administratiekosten altijd in rekening gebracht. In dat geval zal als het mutatieverzoek gegrond wordt bevonden ook niet meer dan de hoofdsom van de (originele) factuur worden gerestitueerd – de wettelijke rente vanaf de vervaldatum en de incassokosten blijven voor uw rekening.
    Sluit dit venster
  • Ik heb reeds een factuur ontvangen voor een reader, maar ontvang hiervoor een creditfactuur en nieuwe factuur. Waarom ontvang ik deze facturen?
    Antwoord:
    U doet een toestemmingsaanvraag voor het overnemen van een bepaald artikel. Op basis van deze toestemming wordt de factuur bepaald. Zodra wij het bewijsexemplaar hebben ontvangen of 15 dagen na het verstrijken van de wijzigingstermijn wordt de factuur verstuurd. Bij ontvangst van het bewijsexemplaar wordt deze altijd gecontroleerd op eventuele lange overnames waar vooraf geen toestemming voor aangevraagd is.
     
    Indien Stichting PRO constateert dat er overnames in de reader staan waarvoor vooraf geen toestemming is aangevraagd, zullen wij de oorspronkelijke factuur crediteren. U ontvangt van ons dan een nieuwe factuur met hierop de toestemmingsaanvraag en eventuele inbreuk(en).
    Sluit dit venster
  • Hoe kom ik erachter wie aanvrager is geweest van een toestemming waarvoor ik nu een factuur heb ontvangen?
    Antwoord:
    • Indien op de toestemmingsaanvraag of op de reader de contactpersoon c.q. samensteller van de reader vermeld staat, vindt u dit terug op de factuur bij ‘Uw readernummer’. Daar vermelden wij uw opgegeven kostenplaats en/of de naam van de samensteller of docent, zodat u intern gemakkelijk kunt bepalen waar de factuur thuishoort.
    • Indien er geen duidelijke kostenplaats of naam vermeld staat op de factuur, dan is deze bij ons niet bekend. Het betreft hier doorgaans inbreuken, waarvoor geen toestemming is aangevraagd. In dit geval zult u intern moeten navragen wie of welke afdeling verantwoordelijk is voor het maken van deze reader.
    Ter info: Stichting Pro probeert zo goed mogelijk informatie te leveren zodat u ziet voor welke afdeling de factuur bestemd is. Hiertoe hebben wij onder andere het toestemmingsformulier aangepast. Ook de facturen zullen later in het jaar een nieuwe lay-out krijgen waarbij duidelijker te zien is waarop de factuur is gebaseerd.
    Sluit dit venster
  • Hoe kan ik op een factuur reageren?
    Antwoord:
    Om te reageren op een factuur kunt u een e-mail sturen naar pro@cedar.nl. Alleen schriftelijke mutatieverzoeken ontvangen binnen de betalingstermijn (30 dagen na factuurdatum) kunnen wij in behandeling nemen.

    Vermeld u hierbij
    - het factuurnummer in de onderwerpregel;
    - uw relatienummer in het bericht; en
    - de grond(en) waarop u bezwaar maakt.

    Deze gegevens heeft PRO nodig om uw reactie vlot en op een correcte manier af te handelen. 
    Sluit dit venster
  • Ons factuuradres wijkt af van het gehanteerde adres op de factuur, kan dit aangepast worden?
    Antwoord:
    Indien op de facturen niet het juiste adres wordt vermeld, kunt u dit in overleg met uw centrale contactpersoon voor PRO zelf aan passen op de portal. De adressering wordt automatisch in ons systeem aangepast. Let u erop dat het een factuuradres betreft!
    Sluit dit venster
  • Op de factuur staat een overname die in mijn ogen een korte overname betreft. Waarom wordt deze overname nu toch berekend?
    Antwoord:
    Alle readers worden tweemaal gecontroleerd, waarbij specifiek gelet wordt of het een korte of niet-korte overname betreft. Hierbij wordt de woordengrens gehanteerd van 8.000 woorden voor een tijdschrift en 10.000 woorden voor een boek.

    Hierbij tellen tevens voetnoten en bronvermelding meeom de woordengrens te bepalen. Ook titelpagina’s, inhoudsopgave en pagina’s die niet bij het hoofdstuk horen en bijvoorbeeld zijn doorgehaald, tellen mee voor het aantal woorden. Illustraties, grafieken e.d. tellen tot slot mee voor 200 woorden per afbeelding.

    Indien vastgesteld is dat een overname een niet-korte overname is, waar vooraf geen toestemming voor is aangevraagd, wordt deze overname gezien als inbreuk. Hiervoor geldt een hoger tarief. Indien bronvermelding ontbreekt, wordt bovendien een verhoogd vrijwaringstarief toegepast en een aanvullende boete in rekening gebracht.

    Naar aanleiding van een bezwaar wordt de overname wederom bekeken en nageteld om zeker te zijn dat het een niet-korte overname betreft. Mocht dit na controle het geval zijn, dan blijft zowel de inbreuk als de factuur gehandhaafd.
    Sluit dit venster
  • Op de factuur wordt het Vrijwaringsfonds berekend, wat houdt dit precies in?
    Antwoord:
    Als na controle van de reader is gebleken dat een niet-korte overname is gebruikt waarvoor geen voorafgaande toestemming is aangevraagd, dan wordt dit als inbreuk gezien. Stichting PRO zoekt zorgvuldig uit welke uitgever rechthebbende is van deze overname.

    Mocht het zo zijn dat deugdelijke bronvermelding in de reader ontbreekt, bv. in de inhoudsopgave of bij de overname zelf, dan wordt het Vrijwaringsfonds tarief gehanteerd. 

    Bovendien kan een aanvullende boete verstuurd worden: het is wettelijk verplicht duidelijke bronvermelding te vermelden. Hierin staat tenminste uit welk boek of tijdschrift de overname komt, wat het jaar van uitgave is en uiteraard welke uitgever (naam en plaats) het werk uitgegeven heeft.
    Sluit dit venster
  • Op de toestemmingsaanvraag hebben wij als oplage 100 aangegeven, maar uiteindelijk zijn er maar 50 gedrukt. Waarom moeten wij dan toch voor 100 exemplaren betalen?
    Antwoord:
    Indien u toestemming aanvraagt voor het gebruik van een bepaalde overname in een bepaalde oplage, verlenen wij voor die exacte oplage toestemming op basis van het mandaat dat Stichting PRO van de uitgeverijen heeft.

    Als u uiteindelijk besluit hier geen of deels gebruik van te maken, blijft de toestemming voor die bepaalde oplage wel van kracht.  
    Sluit dit venster
  • Het aantal overgenomen pagina’s wijkt af van het aantal pagina’s dat op de factuur vermeld staat. Hoe kan dit?
    Antwoord:
    Uit onze ervaring blijkt dat onderwijsinstellingen niet op de hoogte zijn dat titelpagina’s, inhoudsopgave, bronvermeldingen en eventuele doorgestreepte pagina’s allemaal meetellen voor de bepaling van het aantal overgenomen pagina’s. Men gaat ervan uit dat de gefactureerde overname alleen de hoofdtekst bevat van het hoofdstuk. Dit is echter niet het geval: alle overgenomen tekst wordt meegeteld. Dit is meestal de reden van het afwijkende aantal pagina’s.
    Tevens wordt op de toestemmingsaanvraag vaak de pagina’s tot en met ingevuld waarbij de aanvrager geen rekening houdt met het feit dat bijvoorbeeld pagina’s 5 t/m 9, 5 pagina’s bevat en niet 4 zoals vaak gedacht wordt.
    Sluit dit venster
  • Ik heb een artikel overgenomen van het vrije internet en krijg hiervoor toch een factuur. Hoe kan dit?
    Antwoord:
    Internetpagina’s die op internet vrij te raadplegen zijn, zijn niet vrij van auteursrechten. Alleen indien specifiek door de rechthebbende vermeld staat dat het vrijelijk gepubliceerd mag worden, kunt u de betreffende pagina('s) zonder toestemming én kosteloos gebruiken in een reader.
    Sluit dit venster

Tips voor gebruik FAQ

FAQ's lezen, doorsturen, printen en op de hoogte blijven
  • Hoe klap ik een antwoord weer in?
    Antwoord: Als u het antwoord weer wilt inklappen, klikt u eenmaal op de vraag. Het antwoordveld schuift hierdoor in. Sluit dit venster
  • Wat betekent de knop "markeren" links onder mijn antwoord?
    Antwoord:
    Met de optie markeren kunt u een aantal vragen markeren (bewaren) om later tegelijk uit te printen. Vinkt u hiervoor de voor u interessante vragen aan.

    Onder de algemene FAQ-pagina vindt u links de knop "print selectie". Hierdoor worden alle door u gemarkeerde vragen in een pop-up venster getoond. Dit venster kunt u vervolgens makkelijk printen. 
    Sluit dit venster
  • Is printen van een faq mogelijk?
    Antwoord:
    U kunt een FAQ makkelijk printen door in het antwoordveld op de knop "printen" te drukken. U ziet deze knop rechts onder het antwoord.

    Ook kunt u meerdere vragen tegelijk printen. U markeert dan eerst de FAQ's die u interessant vindt. Hiervoorvindtu een knop, links onder het antwoord.

    Alle gemarkeerde FAQ's kunt u in één keer printen door onder aan de algemene FAQ-pagina op de knop "print selectie" te drukken. Hiervoor verschijnt eerst een pop-up veld met alle door u gemarkeerde vragen.
    Sluit dit venster
  • Hoe stuur ik een FAQ door?
    Antwoord:
    Als u een interessante FAQ tegenkomt, kunt u deze doorsturen naar een collega.

    Recht onder het antwoord vindt u de knop "doorsturen". Wanneer u deze knop indrukt, verschijnt een pop-up waar u uw gegevens en een bericht voor de ontvanger kunt achterlaten. Als u daarna in dezelfde pop-up op "doorsturen" drukt, wordt de vraag doorgezonden naar het door u opgegeven e-mailadres.

    U ontvangt zelf ook kopie van de doorgestuurde vraag. U kunt naar 1 persoon tegelijk de vraag doorsturen.
    Sluit dit venster
  • Kan ik op de hoogte blijven van nieuwe items?
    Antwoord:

    Het is mogelijk op de hoogte te blijven van nieuwe items in de FAQ's. U kunt zich namelijk op een RSS-feed abonneren. U kunt zich per categorie abonneren. Klik hiervoor op het oranje icoon naast de betreffende categorie.
     

    Tip: bent u nog niet bekend met RSS-feeds? Leer hier meer
    Common Craft  maakte een kort en instructief filmpje over RSS-feeds.

    Sluit dit venster

Begrippenlijst

  • Klik op een letter om een overzicht van begrippen te zien