De Easy Access-regeling 2023 (wo) is een regeling die Stichting UvO per 1-1-2023 heeft getroffen met Universiteiten van Nederland (UNL). Door middel van een jaarlijkse afkoopsom betalen universiteiten voor het ‘hergebruik’ van publicaties (artikelen, hoofdstukken, etc.) tot en met 40 pagina’s (mits maximaal 20% van een werk). Daarnaast is het gebruik van afbeeldingen (bijv. in PowerPoints) afgekocht. Met deze regeling is het meeste ‘hergebruik’ van gepubliceerd werk direct geregeld voor universiteiten. Klik hier voor meer informatie.

De nieuwe regels gelden met terugwerkende kracht per 1-1-2023. De webportal is reeds aangepast zodat 40+ toestemmingsaanvragen verwerkt kunnen worden. 

Universiteiten aangesloten bij UNL doen mee aan de Easy Access-regeling 2023 (wo). UNL vertegenwoordigt de volgende universiteiten, inclusief de medische faculteiten, en de hierna genoemde onderzoekscholen en instituten:

Erasmus Universiteit Rotterdam

Maastricht University

Open Universiteit

Radboud Universiteit

Rijksuniversiteit Groningen

Technische Universiteit Delft

Technische Universiteit Eindhoven

Tilburg University

Universiteit Leiden

Universiteit Twente

Universiteit Utrecht

Universiteit van Amsterdam

Vrije Universiteit Amsterdam

Wageningen University

U mag de content aanbieden aan ál uw studenten die uw vak(ken) volgen aan uw universiteit.

Cruciaal is dat het werk ter toelichting van het onderwijs is, oftewel: aan studenten. De Easy Access-regeling 2023 (wo) is geen vrijwaring voor verder gebruik (openbaarmaken, reproduceren) in een andere context dan het onderwijs.

U kunt tot en met 40 pagina’s overnemen uit een werk, op voorwaarde dat dit maximum 20% van dat werk is.

Bijvoorbeeld: Uit een boek van 200 pagina’s kunt u 40 pagina’s overnemen (20% dus) en aan uw studenten geven. Dit 'hergebruik' is namelijk afgekocht door uw universiteit.

Wilt u meer dan 40 pagina’s of meer dan 20% van een werk overnemen? Dit valt buiten de Easy Access-regeling 2023 (wo). U dient daarom toestemming aan te vragen bij de rechthebbende. Dit kan gemakkelijk via de UvO-webportal. U ontvangt direct toestemming of UvO faciliteert de aanvraag voor u.

UvO bepaalt aan de hand van de precieze omvang hoe de toestemming verkregen moet worden. Wij hanteren drie categorieën:

1)     20% tot ⅓ van het werk: u ontvangt direct toestemming via de portal.

2)     ⅓ tot 50%: UvO bemiddelt voor u met de uitgever. Een uitzondering geldt voor boeken die uit de handel zijn: dit kan vaak direct worden geregeld in de portal.

3)     50% of meer: UvO faciliteert de aanvraag namens u.

Er is geen maximum verbonden aan het aantal afbeeldingen dat u mag gebruiken in uw onderwijs. Let er wel op dat u niet meer dan 40 pagina’s gebruikt. Daarnaast zijn er twee voorwaarden:

- Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek);

- Maximaal 10 van één en dezelfde maker.

Onze webportal is standaard begrensd op 25 afbeeldingen. Indien u een overname met méér dan 25 afbeeldingen wilt hergebruiken (bijv. een hoofdstuk uit een boek) óf als u meer dan 25 afbeeldingen uit één werk wilt overnemen (bijv. voor in een presentatie), dan dient u aanvullende toestemming van de uitgever en/of rechthebbende te verkrijgen.

1) Vraag de desbetreffende uitgever toestemming om meer dan 25 afbeeldingen uit één van hun gepubliceerde werken over te nemen. Vergeet daarbij niet te vragen of dit hergebruik kosteloos mag plaatsvinden, of dat hiervoor betaald dient te worden, via de uitgever zelf of via Stichting UvO. Ter indicatie kunt u onze tarieven raadplegen;

2) Voer in de webportal de aanvraag in, noteer daarbij 25 afbeeldingen;

3) Mail de toestemming van de uitgever naar UvO, inclusief het PRNW-nummer;

4) UvO past de aanvraag handmatig aan in de webportal en u ontvangt een rekening.

Er is geen maximum verbonden aan het aantal afbeeldingen dat u mag gebruiken in uw onderwijs. Let er wel op dat u niet meer dan 40 pagina’s gebruikt. Daarnaast zijn er twee voorwaarden:

- Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek);

- Maximaal 10 van één en dezelfde maker.

Binnen de Easy Access-regeling 2023 (wo) kunt u ook bladmuziek en poëzie verdelen onder uw studenten. Daarvoor geldt hetzelfde als voor andere ‘overnames’: maximaal 40 pagina's uit een publicatie, mits dat maximaal 20% van de oorspronkelijke publicatie is. Daarbij maakt het niet uit hoeveel coupletten, refreinen, notenbalken, regels en/of woorden gebruikt worden: het aantal pagina's is leidend.

Nee, dat hoeft niet. U bent uiteraard vrij om zelf het één en ander te registreren, maar dit is geen vereiste vanuit UvO. In de Easy Access-regeling is gekozen voor een generieke afkoopsom. De geïnde gelden worden op basis van een verdeelsleutel verspreid onder uitgevers en rechthebbenden. De betaling is echter niet ‘titelspecifiek’, oftewel: niet gebaseerd op welke titels u gebruikt.

U kan overigens wel incidenteel door uw universiteit gevraagd worden om uw gebruik te registreren. Dit is normaal gesproken enkel tijdens een ‘inzage’/controle.

Daar geldt hetzelfde. Hoe het materiaal beschikbaar wordt gesteld is niet van belang: papieren readers of elektronische leeromgevingen (zoals Blackboard, Canvas, Brightspace e.d.): beide is toegestaan.

De hoogte van de te betalen vergoeding (individuele ‘afkoopsom’) is afhankelijk van het aantal studenten aan uw universiteit. Grote onderwijsinstellingen betalen daardoor meer dan kleine instellingen. Het is aannemelijk dat het aantal studenten een goede indicatie is voor het ‘hergebruik’.

Het kan allebei.

- Via uitgever: U kunt een uitgever direct benaderen om toestemming te vragen. Vergeet niet om te vragen of u een vergoeding moet betalen of niet.

- Via UvO: U kunt ook een toestemmingsaanvraag doen via de UvO webportal. Dit is met name interessant als u content gebruikt van veel verschillende uitgevers. U kunt dit hier in één keer aanvragen en zo ook afrekenen.

Zorg er altijd voor dat u vóóraf toestemming krijgt voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk.

Dat kan, binnen 7 dagen. Ga in de portal naar ‘Aanvraag wijzigen/inzien’. Klik op de aanvraag die u wilt wijzigen. Doorloop de stappen om uw aanpassingen door te voeren.

Heeft u geen ontvangstbevestiging gekregen van uw toestemmingsaanvraag? Of lukt het niet om de aanvraag te voltooien in de portal? Dan gaat er iets niet goed.

Neem contact op via de berichtenknop op de webportal. U kunt ons ook bellen of mailen.

Onder 'oplage' verstaan wij het aantal studenten dat toegang heeft tot een publicatie. Vroeger had een syllabus/reader een bepaalde 'oplage', tegenwoordig gaat dit veelal digitaal. Het is daarbij niet van belang of de studenten de publicatie daadwerkelijk inkijken: dat is bij papieren readers niet anders.

Indien u niet zeker weet hoe hoog de oplage zal zijn voor een langere ('niet-korte') overname, dan kunt u overwegen een Printing on Demand (PoD)-overeenkomst af te sluiten met Stichting UvO. 

Een PoD-overeenkomst is een aanvullende afkoopregeling die met name nuttig is voor langere ('niet-korte') overnames waarvan het niet duidelijk is van tevoren hoeveel studenten eraan deel zullen nemen. Van tevoren schat u de te verwachten oplage (aantal studenten) in. Vervolgens rapporteert u ieder kwartaal de werkelijke oplage (aantal studenten), waarna u een factuur ontvangt. Zo betaalt u nooit teveel én regelt u vóór het hergebruik de vereiste toestemming.

Neem voor meer informatie contact met ons op.

De publicatiedatum is de eerste datum van verveelvoudiging of openbaarmaking aan uw studenten. Concreet betekent dat:

-        Het eerste moment waarop de reader gedrukt wordt of te koop wordt aangeboden.

-        Het eerste moment waarop de publicaties te downloaden zijn.

Let op: U moet altijd vóóraf toestemming aanvragen. Daarom dient de publicatiedatum van de overname in de toekomst te liggen.

Er is géén periode gekoppeld aan een toestemming. Een toestemming geldt voor een bepaalde ‘oplage’, oftewel: hoeveel studenten er toegang hebben tot het materiaal. Als hetzelfde materiaal weer wordt gebruikt in dezelfde cursus een jaar later, hebben andere studenten (‘gebruikers’) toegang. Als een docent vier maal per jaar hetzelfde vak geeft aan vier groepen van verschillende studenten, verwachten wij vier aanvragen.

Nee, helaas niet. Een mondelinge overeenkomst is niet na te gaan voor UvO. Heeft de uitgever toestemming gegeven voor gebruik van een langere publicatie in uw onderwijs, vraag dan om een bevestiging. Een (kopie van een) korte email is voldoende. Geef wel duidelijk aan of het hergebruik kosteloos of tegen een vergoeding plaatsvindt.

Klik op de link ‘wachtwoord vergeten’ op het inlogscherm van de webportal. Daar kunt u een nieuw wachtwoord opvragen.

Let op: het wachtwoord wordt enkel verstuurd naar het e-mailadres dat is opgegeven in de webportal.

Dit kunt u zelf doen. In onze webportal kunt u uw nieuwe postadres invoeren. U ontvangt een bevestiging via de mail.

Let op: iedereen van uw organisatie die toegang heeft tot uw inloggegevens kan deze gegevens aanpassen. Wij raden u aan om een CC-e-mailadres in te stellen zodat u een bevestiging krijgt zodra er iets wordt aangepast.

Dit kunt u zelf doen. In onze webportal kunt u uw nieuwe e-mailadres invoeren. U ontvangt een bevestiging op uw oude e-mailadres en uw CC-émail-adres.

Let op: iedereen van uw organisatie die toegang heeft tot uw inloggegevens kan deze gegevens aanpassen. Wij raden u aan om een CC-e-mailadres in te stellen zodat u een bevestiging krijgt zodra er iets wordt aangepast.

Dit kunt u zelf doen. In onze webportal kunt u uw nieuwe factuuradres invoeren. Klik op ‘Mijn gegevens’, pas de gegevens aan en klik op ‘Wijzigingen opslaan’.

Let op: alle facturen zullen voortaan hierheen gestuurd worden. 

Stuur een e-mail naar uvo@cedar.nl. Vermeld hierbij:

- het factuurnummer (in de onderwerpregel);
- uw relatienummer (in het bericht);
- de grond(en) waarop u reageert.

Let op: wij nemen alleen reacties op facturen in behandelingen die binnen de betalingstermijn (30 dagen na factuurdatum) zijn ontvangen.

U kunt uw factuuradres zelf aanpassen in de UvO webportal onder ‘Relatiegegevens’. Voor de volledigheid kunt u uw contactpersoon bij UvO ook op de hoogte stellen van de wijziging.

Heeft u een vraag of wilt u bezwaar maken? Neem dan z.s.m. contact met ons op, wij helpen u graag verder. Doe dat wel binnen 30 dagen na de factuurdatum i.v.m. ons ons incassoproces.

Als de naam van de aanvrager bij ons bekend is, noteren wij deze op de factuur. U vindt onder ‘Kenmerk aanvraag’ de volledige gegevens die zijn opgegeven door de aanvrager (zoals referentienummer of kostenplaats). Zo komt u er snel achter waar de factuur intern thuishoort.

Staat deze informatie niet op de factuur, dan is dit helaas niet bij ons bekend. 

Het werk van auteurs vormt de ruggengraat van onze kenniseconomie. Het hoger onderwijs kan niet zonder professionele, creatieve en actuele informatie. Daarom vertegenwoordigen wij de rechten van uitgevers, en daarmee ook hun auteurs. Want zij hebben recht op een vergoeding als hun werk wordt (her)gebruikt. Auteursrecht is essentieel om kennis te creëren en te behouden.

In het digitale tijdperk gaan veel mensen er vanuit dat als iets gratis is te vinden op internet, het dan ook gratis gebruikt mag worden. Dat is echter maar soms het geval (bijvoorbeeld wanneer er een Creative Commons-licentie wordt vermeld).

Over het algemeen is het gebruik van materiaal waar auteursrecht op berust niet gratis. De rechthebbende (de maker en/of de uitgever) heeft recht op een schappelijke vergoeding. Want als iets wordt gedeeld of gekopieerd loopt hij/zij inkomsten mis.

Meer informatie vindt u op de volgende websites: www.onderwijsenauteursrecht.nl en www.auteursrecht.nl.

Nee, want bij aanschaf van een publicatie (papier óf digitaal) wordt er betaald voor de (primaire) aankoop. Indien u deze wilt openbaar maken of verveelvoudigen (zoals het beschikbaarstellen op een digitale leeromgeving) heeft u, volgens de Auteurswet, toestemming nodig van de rechthebbende. Dit kan de maker óf de uitgever zijn.

Voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal is toestemming nodig. Dat geldt voor papieren én digitale kopieën (pdf's). 

Er is een uitzondering in de Auteurswet voor educatieve doeleinden. Je mag auteursrechtelijk werk zonder toestemming gebruiken ‘ter toelichting bij het onderwijs – maar wel onder bepaalde voorwaarden. De zogenaamde ‘onderwijsexceptie’ (artikel 16 in de Auteurswet) is namelijk geen vrijwaring voor het onderwijs. Er moet namelijk een redelijke vergoeding betaald worden door de onderwijsinstelling. 

De reden dat de ‘onderwijsexceptie’ is ingesteld is omdat de Auteurswet soms in strijd is met grondrechten van de mens, in dit geval het recht op onderwijs. Vandaar de uitzondering of ‘exceptie’. Daarnaast is er het belang van de maker. Als zijn/haar werk gratis wordt verspreid onder studenten, loopt de maker inkomsten mis. Daarom is de 'billijke vergoeding' als voorwaarde gesteld.

Voor meer informatie over deze uitzondering zie de website: https://www.auteursrecht.nl/auteursrecht/Uitzonderingen

Een (kort) citaat gebruiken mag zonder toestemming - een lang stuk overnemen niet. Vermeld wel altijd de bron.

Een citaat is een verheldering van een betoog. Vuistregel daarbij is: als het citaat weggehaald wordt dan blijft het verhaal/betoog overeind.

Een niet-literaire verhandeling (zoals een boekbespreking) kan vaak uitgebreide stukken van het besproken werk bevatten. De vraag is we dan slechts te maken hebben met een ‘citaat’ of met een echte ‘overname’. De grens die UvO hanteert voor ‘overnames’ zijn echter ruim gesteld, waardoor er amper twijfel mogelijk is. Een bespreking mag daardoor bevatten:

-        Maximaal 10.000 woorden uit een boek, op voorwaarde dat dit niet meer dan een derde van het oorspronkelijke aantal pagina’s is.

-        Maximaal 8.000 woorden uit een tijdschrift.

-        Maximaal 100 regels poëzie of 2500 woorden proza, mits dit niet meer dan een tiende deel van het gehele oorspronkelijke werk is.

Iedere geciteerde bron wordt onafhankelijk van elkaar behandeld. Overschrijdt één geciteerde bron de daarbij behorende grens, dan is dit een ‘niet-korte’ overname, en valt dit dus niet binnen de Easy Access-regeling. U dient dan vooraf toestemming aan te vragen aan de rechthebbende (uitgever en/of maker).

Voor meer informatie zie deze pagina op de website auteursrecht.nl.

Dat ligt eraan wat voor afspraken er zijn gemaakt met de uitgever. Dat een publicatie door iemand is geschreven, hoeft niet te zeggen dat hij/zij (nog) in het bezit is van de auteursrechten. Meestal liggen de auteursrechten van een uitgegeven publicatie in ieder geval voor een deel bij de uitgever, en soms zelfs helemaal.

Is het werk niet uitgegeven en zijn de auteursrechten niet overgedragen, dan is bij een publicatie met meerdere auteurs sprake van een “gezamenlijk” auteursrecht.

Niet altijd. Het is niet vreemd dat u een werk dat u zelf heeft geschreven beschouwt als een eigen werk. Juridisch gezien betekent ‘eigen werk’ echter iets anders: dat u (en alleen u) alle auteursrechten bezit. Bij gepubliceerd werk is dit zelden het geval. Zodra een werk is uitgegeven, bezit de uitgever een deel (of zelfs alle!) auteursrechten.

Er zijn uitzonderingen. Zoals wanneer u met de uitgever expliciet hebt afgesproken dat uw publicatie kosteloos in (digitale) readers/syllabi gebruikt mag worden. Of dat u (een deel van) de auteursrechten blijft bezitten. Zulk soort afspraken moeten echter wel kenbaar gemaakt worden aan UvO: een afspraak met de uitgever op papier volstaat.

Is uw werk uitgegeven en heeft u uw rechten daarbij overgedragen aan de uitgever, zonder aanvullende afspraken, dan dient u dus toestemming aan te vragen via de UvO webportal of direct bij de uitgever. Als u minder dan 40 pagina’s (of 20% van het werk) wilt gebruiken, dan is dit hergebruik waarschijnlijk afgekocht door uw universiteit door middel van de Easy Access-regeling 2023 (wo). U kunt het dan vrij verspreiden aan uw studenten.

Ja, graag zelfs – maar uiteraard wel naar een website met legale content. Door een link of verwijzing te plaatsen worden auteursrechtelijk beschermde werken niet opgenomen in de digitale leeromgeving. Het is daarmee geen ‘overname’. Daarom hoeft u een link of een verwijzing ook niet te melden bij UvO.

Afbeeldingen zijn in beginsel auteursrechtelijk beschermd. Dat geldt zowel voor afbeeldingen, illustraties, grafieken, tabellen, schema’s en dergelijke – of deze nou afkomstig zijn uit boeken, tijdschriften of internet.

Maar er zijn ook rechtenvrije afbeeldingen die zonder toestemming te gebruiken zijn. Het Auteursrechteninformatiepunt (AIP) aan uw universiteit kan hiermee helpen.

Dat ligt eraan. In principe eindigt het auteursrecht op een werk 70 jaar na de dood van de maker. Dus wat dat betreft zit u met William Shakespeare (overleden in 1616) wel goed.

Maar dat geldt niet voor een bewerking, zoals een verfilming of een vertaling. Die heeft namelijk ook eigen rechten. Een recente vertaling van Shakespeare is daarom vaak niet rechtenvrij. De bewerking is een verveelvoudiging van het oorspronkelijke werk, maar ook van een eigen werk.

Zie ook de pagina van auteursrecht.nl over dit onderwerp. 

Gedigitaliseerde boeken op Google Books hebben de schijn dat deze rechtenvrij zijn en dus tot het ‘publieke domein’ behoren. Dit is helaas niet altijd het geval. Een boek kan namelijk ook onrechtmatig op Google Books staan.

Internetpagina’s zijn vaak gratis te raadplegen, maar daarmee niet automatisch vrij van auteursrechten. Let erop of er expliciet wordt vermeld of het vrij gepubliceerd mag worden, bijvoorbeeld met een Creative Commons-licentie. Staat dat er niet bij, dan mag u dit materiaal doorgaans niet zonder toestemming en zonder te betalen gebruiken in uw onderwijs.

Verwijs hen door naar Stichting UvO. Met de Easy Access-afkoopregeling zijn universiteiten namelijk gevrijwaard van aanspraken van auteursrechthebbenden – voor zover dit verband houdt met ‘hergebruik’ waarvoor is betaald.

Gaat het om ‘ander gebruik’ (m.n. meer dan 40 pagina’s / 20% van een werk)? Dit valt formeel niet onder de afkoopregeling. U kunt evengoed alsnog contact met ons opnemen zodat wij kunnen bemiddelen tussen u en de uitgever.

In sommige gevallen is de grens tussen literair en wetenschappelijk werk niet duidelijk. Dit is met name het geval bij filosofische werken en (literaire) non-fictie. UvO probeert hierbij de intentie van de maker aan te houden. Is het bedoeld als een wetenschappelijk betoog? Of is het bedoeld als een literair werk? Wij beoordelen zelf niet het literaire gehalte van een werk.

U dient aan UvO bewijs aan te leveren dat het boek daadwerkelijk uit de handel is (ook wel: out-of-commerce, of OoC). Dit zijn de stappen die u moet ondernemen:

1)     U vraagt vóóraf toestemming aan voor gebruik van het boek via de UvO webportal. Denk aan de bronvermelding (auteur, titel, ISBN, publicatiejaar en uitgever).

2)     UvO vraagt u om bewijs dat het boek niet meer in de handel is.

3)     Vraag aan de uitgever of het boek uit de handel is. Zij hebben accurate informatie over (eventuele) herdrukken en wellicht kunt u nog wel een restpartij van de betreffende titel overnemen.

4)     Upload de e-mailbevestiging (bijv. een pdf hiervan) in de UvO portal. Hierin moet de uitgever aangeven dat deze uitgave, noch een herdruk ervan nog gedrukt wordt.

UvO laat z.s.m. weten of u in aanmerking komt voor het gereduceerde paginatarief.

Tijdens een digitale toets met open boek tentamen mag een e-book beschikbaar worden gesteld via een digitale omgeving, maar enkel aan de studenten die reeds beschikken over een digitale versie van het boek. Juridisch gezien moet ‘e-lending’ worden gezien als vergelijkbaar met het uitlenen van papieren boeken.

Voorbeeld 1: Een student heeft een open boek tentamen. Hij/zij heeft het e-book aangeschaft en kan deze dus niet fysiek meenemen. In dit geval is het beschikbaar maken toegestaan.

Voorbeeld 2: Een student heeft een open boek tentamen. Hij/zij heeft geen e-book aangeschaft. In dit geval is het beschikbaar maken niet toegestaan zonder vooraf toestemming van de rechthebbende (uitgever en/of auteur). Zonder toestemming is dit een onrechtmatige overname.

The Easy Access agreement 2023 for universities (WO) is a buyout scheme that Stichting UvO has closed with the Universities of the Netherlands (Universiteiten van Nederland, UNL). In total 14 Dutch universities will pay each year for the ‘reuse’ of published work (articles, chapters, etc.).

This means that lecturers at universities may reuse up to 40 pages from a publication, provided that this is no more than 20% of the original work. This makes the reuse of copyrighted material within academic university education much easier.

See also the infographic on the Easy Access agreement (in English).

Universities affiliated with the Universities of the Netherlands (Universiteiten van Nederland, UNL) participate in the Easy Access agreement 2023 (WO). This is a total of 14 government-funded Dutch institutions:

Delft University of Technology

Eindhoven University of Technology

Erasmus University Rotterdam

Leiden University

Maastricht University

Open University

Radboud University

Tilburg University

University of Groningen

University of Twente

University van Amsterdam

Utrecht University

Vrije Universiteit Amsterdam

Wageningen University

The Easy Access agreement 2023 (WO) concerns all students who follow courses at your university. It is crucial that the publications are used for educational purposes. The agreement does not allow any uses, disclosure or reproduction outside of an educational context.

Please note: this agreement only applies to regular educational institutions. Commercial universities are excluded. Commercial courses (for profit) are also excluded.

You may reuse up to 40 pages from a publication, provided this is a maximum of 20% of the original publication.

For example: From a book of 200 pages you may reuse 40 pages (20% of the original work) and distribute this among your students. This ‘reuse’ has been bought off by your university.

Do you want to reuse more than 40 pages or more than 20% of a work? This type of reuse is not included in the Easy Access agreement 2023 (WO). You therefore have to request permission from the copyright owner. This can easily be done via the UvO portal. You will immediately receive permission or UvO will facilitate the request for you.

How and whether you get permission depends on the application and the publisher. Roughly speaking, UvO distinguishes three categories:

1) 25% to 33% of the work: (probably) direct consent

You will receive immediate permission if the publisher has mandated Stichting UvO. You will be notified immediately via the portal.

2) 33% to 50% of the work: UvO will issue the permission request for you

UvO mediates with the publisher to obtain permission. Some publishers have mandated the (re)use of 33% of a work, others up to 50% of a work. That is why in some cases we have to contact the publisher.

NB: Is the book withdrawn from sale? In that case, you will often receive immediate permission.

3) 50% or more: UvO inquires with the publisher

Most publishers want to assess large acquisitions (> 50%) individually. UvO therefore puts out the request for permission for you and mediates in the request. There is a chance that your application will be rejected.

Academic educational staff are not limited in how many images they may use in presentations (PowerPoint, Prezi, etc.). Yet, there are two conditions:

- A total maximum of 25 images from one work (e.g. a book);

- A total maximum of 10 works from the same creator.

If you want to reuse more, you must contact the rightful owners.

Through the Easy Access agreement 2023 (WO) you are also allowed to distribute sheet music and poetry to your students. The same conditions apply: you may use a maximum of 40 pages from a publication, provided that this no more than 20% of the original publication. The number of pages is what counts, not the number of verses, choruses, staves, lines, and/or words.

The issue or edition in which the article or paper appeared.

For articles or papers, you may also use up to 40 pages from a publication, provided that this is a maximum of 20% of the original publication. By ‘original publication’ we mean: the number / issue / edition of the journal.

For example: You want to use an article from journal X (volume 10, number 1). That particular edition has 60 pages, so you can use a maximum of 12 pages, as that is 20% of the original publication. This ‘reuse’ has been bought off by your university.

NB: In some journals the page numbering continues throughout the year. In this case, you can take the number of pages of the edition in which the article/paper appeared.

For journals where the page numbering continues throughout the year, the number of pages in the edition in which the article/paper appeared is leading.

Hardcopy or paper materials are subject to the same conditions. According to the Easy Access agreement 2023 (2023), it is irrelevant how the material is distributed. It is allowed to hand out the material to students through hardcopy readers, but also through electronic learning environments (Blackboard, Canvas, Brightspace, etc.).

The individual fee of each university depends on the number of students. Each institution pays € 15,80 (excl. VAT) per calendar year and per student that is registered at their institution on 1 October of the previous calendar year. These numbers are concurred with DUO and the Universities of the Netherlands (Universiteiten van Nederland, UNL). Therefore, large educational institutions pay more than smaller institutions.

The Easy Access agreements for HBO and WO are largely the same, but there are a few notable differences:

- Number of pages: Universities may use a maximum of 40 pages or 20% of a work. Universities of applied sciences (HBO) may use a maximum of 50 pages or 20% of a work.

- Number of images: Universities of applied sciences (HBO) may use a maximum of 50 images in (PowerPoint) presentations. However, there is no limit to the number of images for universities (WO).

- Reporting: Universities of applied sciences (HBO) must hand in an annual report, including information about copyright infringement (especially reuse that exceed 50 pages).

- Task force: In addition, universities of applied sciences (HBO) has a special task force on the Easy Access agreement. This task force has been organized by the Network of Copyright Information Points in the Netherlands (NAI-hbo).