De Easy Access-regeling (hbo) is een afkoopregeling die Stichting UvO heeft getroffen met de Vereniging Hogescholen (VH). Door middel van een jaarlijkse afkoopsom betalen 36 VH-hogescholen voor het ‘hergebruik’ van auteursrechtelijk beschermd materiaal (artikelen, hoofdstukken, afbeeldingen, etc.). Concreet betekent dit dat docenten aan VH-hogescholen tot en met 50 pagina’s mogen overnemen uit een werk, mits dat maximaal 25% van het oorspronkelijke werk is. Daarnaast mogen zij maximaal 50 afbeeldingen gebruiken in presentaties. Met deze regeling is het hergebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal binnen VH-instellingen eenvoudiger dan ooit.

Hogescholen aangesloten bij de De Vereniging Hogescholen (VH) doen mee aan de Easy Access-regeling (hbo). In totaal zijn dat 36 door de overheid bekostigde hogescholen in Nederland. 

Aeres Hogeschool

Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten

ArtEZ Hogeschool voor de Kunsten

Avans Hogeschool

Breda University of Applied Sciences

Christelijke Hogeschool Ede

Codarts Rotterdam

De Haagse Hogeschool

Design Academy Eindhoven

Driestar hogeschool

Fontys Hogescholen

Gerrit Rietveld Academie

HAN University of Applied Sciences

Hanzehogeschool Groningen

HAS Hogeschool

Hogeschool de Kempel

Hogeschool der Kunsten Den Haag

Hogeschool Inholland

Hogeschool iPabo

Hogeschool KPZ

Hogeschool Leiden

Hogeschool Rotterdam

Hogeschool Utrecht

Hogeschool van Amsterdam

Hogeschool Viaa

Hogeschool voor de Kunsten Utrecht

Hotelschool The Hague

HZ University of Applied Sciences

Iselinge Hogeschool

Marnix Academie

NHL Stenden Hogeschool

Saxion

Thomas More Hogeschool

Van Hall Larenstein University of Applied Sciences

Windesheim

Zuyd Hogeschool

Indien uw hogeschool niet is aangesloten bij de Vereniging Hogescholen (VH) neemt u geen deel aan de Easy Access-regeling (hbo). Informeer of uw hogeschool een (andere) afkoopregeling met Stichting UvO heeft gesloten.

U mag de content aanbieden aan ál uw studenten die uw vak(ken) volgen aan uw VH-hogeschool.

Cruciaal is dat het werk ter toelichting van het onderwijs is, oftewel: aan studenten. De Easy Access-regeling (hbo) is geen vrijwaring voor verder gebruik (openbaarmaken, reproduceren) in een andere context dan het onderwijs.

Let op: Deze regeling geldt enkel voor regulier onderwijs. Uitgezonderd zijn hbo-instellingen met een commercieel oogmerk. Eveneens uitgezonderd zijn hogescholen die niet zijn aangesloten bij de Vereniging Hogescholen (VH).

U kunt tot en met 50 pagina’s overnemen uit een werk, op voorwaarde dat dit maximum 25% van de oorspronkelijke publicatie is. Bijvoorbeeld: uit een boek van 200 pagina’s kunt u 50 pagina’s overnemen (25% dus) en aan uw studenten geven. Dit 'hergebruik' is namelijk afgekocht door uw VH-hogeschool.

Wilt u meer dan 50 pagina’s of meer dan 25% van een werk overnemen? Dit valt buiten de Easy Access-regeling (hbo). U dient daarom toestemming aan te vragen bij de rechthebbende. Dit kan gemakkelijk via de UvO portal. U ontvangt direct toestemming of UvO faciliteert de aanvraag voor u.

Hoe en of u toestemming krijgt hangt af van de aanvraag en de uitgever. Grofweg hanteert UvO drie categorieën:

1) 25% tot 33% van het werk: (waarschijnlijk) direct toestemming.
U ontvangt direct toestemming als de uitgever mandaat heeft gegeven aan Stichting UvO. Via de portal krijgt u direct bericht.

2) 33% tot 50% van het werk: UvO zet de toestemmingsaanvraag voor u uit
UvO bemiddelt met de uitgever om toestemming te verkrijgen. Sommige uitgevers hebben mandaat gegeven tot (her)gebruik van 33% van een werk, anderen tot 50% van een werk. Daarom moeten wij in sommige gevallen de uitgever contacteren.
NB: Is het boek uit de handel? Dan krijgt u vaak wél direct toestemming.

3) 50% of meer: UvO informeert bij de uitgever
De meeste uitgevers willen grote overnames (> 50%) per stuk beoordelen. UvO zet daarom de toestemmingsaanvraag voor u uit en bemiddelt in de aanvraag. De kans bestaat dat uw aanvraag wordt afgewezen.

Docenten van VH-hogescholen mogen maximaal 50 afbeeldingen in presentaties gebruiken (PowerPoint, Prezi, e.d.).

Daarnaast zijn er twee voorwaarden:
- Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek)
- Maximaal 10 werken van één en dezelfde maker

Wilt u meer overnemen, neem dan contact op met de rechthebbende(n) op het beeldmateriaal.

Docenten van VH-hogescholen mogen maximaal 50 afbeeldingen in zelfgemaakte onderwijsmaterialen gebruiken (hand-outs, opdrachten, tentamenvragen, e.d.).

Daarnaast zijn er twee voorwaarden:
- Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek)
- Maximaal 10 werken van één en dezelfde maker

Wilt u meer overnemen, neem dan contact op met de rechthebbende(n) op het beeldmateriaal.

Binnen de Easy Access-regeling (hbo) kunt u ook bladmuziek en poëzie verdelen onder uw studenten. Daarvoor geldt hetzelfde als voor andere ‘overnames’: maximaal 50 pagina's uit een publicatie, mits dat maximaal 25% van de oorspronkelijke publicatie is. Daarbij maakt het niet uit hoeveel coupletten, refreinen, notenbalken, regels en/of woorden gebruikt worden: het aantal pagina's is leidend.

De aflevering of editie waarin het artikel is verschenen.

Bij artikelen geldt ook dat u tot en met 50 pagina’s mag overnemen uit een werk, op voorwaarde dat dit maximum 25% van de oorspronkelijke publicatie is. Onder ‘oorspronkelijke publicatie’ verstaan we hier: het nummer/aflevering/editie van het tijdschrift.

Bijvoorbeeld: u gebruikt een artikel uit tijdschrift X (jaargang 10, aflevering 1). Die aflevering telt 60 pagina’s, dus u mag maximaal 15 pagina’s gebruiken (25% van het werk). Dit 'hergebruik' is namelijk afgekocht door uw VH-hogeschool.

NB: Bij tijdschriften waarbij de paginanummering de gehele jaargang doorloopt, is het aantal pagina’s van de aflevering leidend.

Ja én nee.
- < 50 pagina's: Al het hergebruik dat binnen de afkoopregeling valt hoeft niet geregistreerd te worden (grofweg: t/m 50 pagina's / 25% van een werk).
- > 50 pagina's:  Al het hergebruik buiten de afkoopregeling dient wel geregistreerd te worden (meer dan 50 pagina's / 25% van een werk) en jaarlijks gerapporteerd te worden aan UvO.

Daar geldt hetzelfde. Hoe het materiaal beschikbaar wordt gesteld is niet van belang. Via papieren readers of elektronische leeromgevingen (Blackboard, Canvas, Brightspace, e.d.): beide is toegestaan.

Nee, u hoeft geen bewijsexemplaren meer op te sturen (bijv. een uitdraai of een hardcopy reader/syllabus). Sinds de Easy Access-regeling (hbo) is ingegaan in 2021 hoeft dit niet meer. 

De hoogte van de te betalen vergoeding (de individuele ‘afkoopsom’) is afhankelijk van het aantal studenten aan uw VH-hogeschool. VH-hogescholen betalen € 8,50 (excl. BTW) per kalenderjaar voor iedere student die op 1 oktober van het voorafgaande kalenderjaar stond ingeschreven aan hun instelling. Deze aantallen zijn afgestemd met DUO en de VH.

Grote onderwijsinstellingen betalen daardoor meer dan kleine instellingen. Het is namelijk aannemelijk dat het aantal studenten een goede indicatie is voor het ‘hergebruik’.

De Easy Access-regelingen voor VH-hogescholen en UNL-universiteiten is grotendeels hetzelfde, maar er zijn enkele belangrijke verschillen:

- Aantal pagina's: VH-hogescholen mogen maximaal 50 pagina's of 25% van een werk hergebruiken. Voor UNL-universiteiten ligt die grens op 40 pagina's of 20% van een werk.

- Aantal afbeeldingen: VH-hogescholen mogen maximaal 50 afbeeldingen gebruiken in (PowerPoint-)presentaties. Voor wo is er geen limiet gesteld aan het aantal afbeeldingen.

- Rapportage: VH-hogescholen dienen daarnaast jaarlijks een rapportage op te stellen, waarin ook inbreukmakende overnames (m.n. langere publicaties) worden opgenomen.

- Werkgroep: Daarnaast is er voor VH-hogescholen een werkgroep opgezet vanuit het netwerk auteursrechteninformatiepunten (NAI-hbo).

Alle VH-hogescholen maken zelf een overzicht van ‘andere overnames’. Daarin staat al het hergebruik van content dat níet is afgekocht met de Easy Access-afkoopregeling, PoD-afkoop en/of losse toestemmingsaanvragen. Het zal veelal gaan om langere publicaties (meer dan 50 pagina’s / 25% van een werk).

Vermeld in dit overzicht:

- Toestemmingsaanvragen voor ‘niet-korte’ overnames (>50 pagina’s / 25% van een werk)

- Inbreukmakende overnames waarvoor géén toestemming is aangevraagd (artikel 5.7).

- Aantal gebruikte pagina’s

- ‘Oplage’ (aantal studenten)

- Licenties / contracten uitgevers (indien van toepassing)

Deadline

Stuur de rapportage elk jaar vóór 1 april op aan Stichting UvO (UvO@cedar.nl), de eerste keer op 1 april 2022. Indien nodig kan UvO u ook helpen deze rapportage op te stellen.

Nee, er is geen specifiek format waaraan VH-hogescholen dienen te voldoen. Wel zijn er een aantal vereisten. Een instructie en een voorbeeld-Excel-spreadsheet kunt u terugvinden op de pagina Downloads voor VH-hogescholen (hbo). 

In eerste instantie gaat de jaarlijkse 50+ rapportage over het voorafgaande kalenderjaar. Indien dat niet haalbaar is, neem dan contact op met Stichting UvO.

SURF ontwikkelt momenteel een app genaamd de CopyrightCheck-tool (voorheen: CopyRIGHT-tool). Stichting UvO heeft een adviserende rol gehad in de totstandkoming van deze tool. Door deze app te integreren met de digitale leeromgeving krijgen docenten en medewerkers te zien welke overgenomen publicaties zijn afgekocht door middel van licenties en Easy Access-afkoop, maar ook of er open access-alternatieven zijn.

Er lopen momenteel enkele pilots bij diverse UNL-universiteiten en VH-hogescholen. Volgens planning zal de CopyrightCheck-tool beschikbaar zijn in september 2023.

Meer informatie over de CopyrightCheck-tool vindt u op de website van SURF. 

Ja, dit valt namelijk ook onder ‘ander hergebruik’. Hiervoor moet u apart toestemming aanvragen bij de rechthebbenden (maker/uitgever) of via de UvO webportal.

Let ook op de voorwaarden voor het gebruik van afbeeldingen:

- Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek)

- Maximaal 10 werken van één en dezelfde maker

In principe niet. Het doel van de jaarlijkse rapportages is om inbreuken terug te dringen, niet per sé om inbreuken te factureren. De jaarlijkse rapportage moet een moment worden voor hogescholen om te kijken hoe zij alsnog toestemming kunnen krijgen voor het werk dat is gebruikt en hoe daar een redelijke vergoeding voor betaald kan worden.

Stichting UvO behoudt evengoed het recht om inbreuken eventueel te factureren. Het is namelijk wel hergebruik waar voor betaald dient te worden.

In principe niet. Maar in twee gevallen kan UvO wél langskomen voor een controle aan uw VH-hogeschool:

1) Voor een steekproef.
In de Easy Access-regeling is afgesproken dat er gedurende de looptijd van de overeenkomst (2021-2023) vier VH-hogescholen eenmalig zullen meewerken met een onderzoek aan hun hogeschool. Daarbij zal UvO inzicht verkrijgen over het hergebruik en de informatie gebruiken om een verdeelsleutel vast te stellen voor rechthebbenden (makers en uitgevers).

2) Controle i.p.v. rapportage.
Indien een VH-hogeschool geen rapportage opstuurt, of een onduidelijke rapportage, kan er in overleg worden gekozen om een controle of inzage te houden aan uw hogeschool.

Dit is nog niet bekend. Stichting UvO zal z.s.m. in overleg met het NAI-hbo vier VH-hogescholen selecteren die inzage zullen geven in hun hergebruik.

Klik op de link ‘wachtwoord vergeten’ op het inlogscherm van de webportal. Daar kunt u een nieuw wachtwoord opvragen.

Let op: Het wachtwoord wordt enkel verstuurd naar het e-mailadres dat is opgegeven in de webportal.

Dit kunt u zelf doen. In onze webportal kunt u uw nieuwe postadres invoeren. U ontvangt een bevestiging via de mail.

Dit kunt u zelf doen. In onze webportal kunt u uw nieuwe e-mailadres invoeren. U ontvangt een bevestiging op uw oude e-mailadres en uw CC-émail-adres.

Dit kunt u zelf doen. In onze portal kunt u uw nieuwe factuuradres invoeren. Klik op ‘Mijn gegevens’, pas de gegevens aan en klik op ‘Wijzigingen opslaan’.

Let op: Alle facturen zullen voortaan hierheen gestuurd worden.

Het kan allebei.

- Via uitgever: U kunt een uitgever direct benaderen om toestemming te vragen. Vergeet niet om te vragen of u een vergoeding moet betalen of niet.

- Via UvO: U kunt ook een toestemmingsaanvraag doen via de UvO webportal. Dit is met name interessant als u content gebruikt van veel verschillende uitgevers. U kunt dit hier in één keer aanvragen en zo ook afrekenen.

Zorg er altijd voor dat u vóóraf toestemming krijgt voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk.

Dat kan, binnen 7 dagen. Ga in de portal naar ‘Aanvraag wijzigen/inzien’. Klik op de aanvraag die u wilt wijzigen. Doorloop de stappen om uw aanpassingen door te voeren.

Heeft u geen ontvangstbevestiging gekregen van uw toestemmingsaanvraag? Of lukt het niet om de aanvraag te voltooien in de portal? Dan gaat er iets niet goed.

Neem contact op via de berichtenknop op de webportal. U kunt ons ook bellen of mailen.

Onder 'oplage' verstaan wij het aantal studenten dat toegang heeft tot een publicatie. Vroeger had een syllabus/reader een bepaalde 'oplage', tegenwoordig gaat dit veelal digitaal. Het is daarbij niet van belang of de studenten de publicatie daadwerkelijk inkijken: dat is bij papieren readers niet anders.

Indien u niet zeker weet hoe hoog de oplage zal zijn voor een langere ('niet-korte') overname, dan kunt u overwegen een Printing on Demand (PoD)-overeenkomst af te sluiten met Stichting UvO. 

Een PoD-overeenkomst is een aanvullende afkoopregeling die met name nuttig is voor langere ('niet-korte') overnames waarvan het niet duidelijk is van tevoren hoeveel studenten eraan deel zullen nemen. Van tevoren schat u de te verwachten oplage (aantal studenten) in. Vervolgens rapporteert u ieder kwartaal de werkelijke oplage (aantal studenten), waarna u een factuur ontvangt. Zo betaalt u nooit teveel én regelt u vóór het hergebruik de vereiste toestemming.

Neem voor meer informatie contact met ons op.

Er is géén periode gekoppeld aan een toestemming. Een toestemming geldt voor een bepaalde ‘oplage’, oftewel: hoeveel studenten er toegang hebben tot het materiaal. Als hetzelfde materiaal weer wordt gebruikt in dezelfde cursus een jaar later, hebben andere studenten (‘gebruikers’) toegang. Als een docent vier maal per jaar hetzelfde vak geeft aan vier groepen van verschillende studenten, verwachten wij vier aanvragen.

Nee, helaas niet. Een mondelinge overeenkomst is niet na te gaan voor UvO. Heeft de uitgever toestemming gegeven voor gebruik van een langere publicatie in uw onderwijs, vraag dan om een bevestiging. Een (kopie van een) korte email is voldoende. Geef wel duidelijk aan of het hergebruik kosteloos of tegen een vergoeding plaatsvindt.

Stichting UvO verstuurt verschillende typen facturen naar hogescholen. Dit zijn de meest voorkomende:

1. Afkoopfactuur hbo
Hogescholen betalen een generieke afkoopsom voor het (her)gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal. Deze wordt jaarlijks verstuurd rond maart. In de Easy Access-regeling (voorheen de ‘readerregeling’) staan alle afspraken en voorwaarden.

2. Factuur n.a.v. toestemmingsaanvraag
Hogescholen kunnen toestemming vragen voor het gebruik van ‘niet-kort’ (oftewel: langere) publicaties. UvO stuurt een factuur voor dit gebruik. De hoogte van het bedrag is gebaseerd op het type overname, het aantal pagina's, het paginatarief dat daarbij hoort, hoeveel studenten toegang hadden (de 'oplage') en het aantal afbeeldingen.

3. Factuur voor Printing on Demand-regeling (PoD)
Onderwijsinstellingen kunnen gebruik maken van de aanvullende Printing on Demand-regeling (PoD-regeling) van Stichting UvO. Dit is een extra maatwerk-regeling wanneer er veel materiaal wordt gebruikt boven de reguliere afkoop (meer dan 50 pagina’s / 25% uit een werk). Ieder kwartaal leveren onderwijsinstellingen aan UvO een overzicht van readers/syllabi die gebruikt zullen worden in het komende kwartaal, inclusief welke overnames hierin zitten. Na afloop van het kwartaal geven zij door hoeveel readers er daadwerkelijk zijn geprint/verkocht. Onderwijsinstellingen ontvangen een PoD-factuur op basis van deze definitieve aantallen.

U kunt uw factuuradres zelf aanpassen in de UvO webportal onder ‘Relatiegegevens’. Voor de volledigheid kunt u uw contactpersoon bij UvO ook op de hoogte stellen van de wijziging.

Heeft u een vraag of wilt u bezwaar maken? Neem dan z.s.m. contact met ons op, wij helpen u graag verder. Doe dat wel binnen 30 dagen na de factuurdatum i.v.m. ons ons incassoproces.

Het kan voorkomen dat u het niet eens bent met een ontvangen factuur. Maar na 30 dagen zult u de factuur eerst moeten betalen, anders worden er extra administratiekosten in rekening gebracht.

Stuur (per post of mail) vervolgens een goed gemotiveerd bezwaar tegen de factuur. Vermeld altijd uw relatienummer en het betreffende factuurnummer. Wordt uw bezwaar gegrond bevonden, dan kan er een eventuele restitutie plaatsvinden en zal het bedrag worden teruggestort.

Indien UvO uw bezwaar pas ontvangt nadat de incasso van de factuur uit handen is gegeven, dan worden deze administratiekosten altijd in rekening gebracht. Ook als het bezwaar gegrond wordt bevonden, blijven de incassokosten (en de wettelijke rente vanaf de vervaldatum) voor uw rekening.

Iedere factuur bevat een specificatie van het verschuldigde bedrag. Dat bedrag is gebaseerd op het type overname, het aantal pagina's, het paginatarief dat daarbij hoort, hoeveel studenten toegang hadden (de 'oplage') en het aantal afbeeldingen.

U krijgt niet alleen een factuur over de hoofdtekst, maar over álle overgenomen tekst. Niet alleen pagina’s met tekst tellen mee als overgenomen pagina's, maar ook titelpagina’s, inhoudsopgaves, bronvermeldingen en eventuele doorgestreepte pagina’s. Daarom kan het aantal pagina’s afwijken.

Mocht u alsnog van mening zijn dat iets niet klopt, neem dan contact met ons op.

Als de naam van de aanvrager bij ons bekend is, noteren wij deze op de factuur. U vindt onder ‘Kenmerk aanvraag’ de volledige gegevens die zijn opgegeven door de aanvrager (zoals referentienummer of kostenplaats). Zo komt u er snel achter waar de factuur intern thuishoort.

Staat deze informatie niet op de factuur, dan is dit niet bij ons bekend.

Het werk van auteurs vormt de ruggengraat van onze kenniseconomie. Het hoger onderwijs kan niet zonder professionele, creatieve en actuele informatie. Daarom vertegenwoordigen wij de rechten van uitgevers, en daarmee ook hun auteurs. Want zij hebben recht op een vergoeding als hun werk wordt (her)gebruikt. Auteursrecht is essentieel om kennis te creëren en te behouden.

In het digitale tijdperk gaan veel mensen er vanuit dat als iets gratis is te vinden op internet, het dan ook gratis gebruikt mag worden. Dat is echter maar soms het geval (bijvoorbeeld wanneer er een Creative Commons-licentie wordt vermeld).

Over het algemeen is het gebruik van materiaal waar auteursrecht op berust niet gratis. De rechthebbende (de maker en/of de uitgever) heeft recht op een schappelijke vergoeding. Want als iets wordt gedeeld of gekopieerd loopt hij/zij inkomsten mis.

Meer informatie vindt u op de volgende websites: www.onderwijsenauteursrecht.nl en www.auteursrecht.nl.

Nee, want bij aanschaf van een publicatie (papier óf digitaal) wordt er betaald voor de (primaire) aankoop. Indien u deze wilt openbaar maken of verveelvoudigen (zoals het beschikbaarstellen op een digitale leeromgeving) heeft u, volgens de Auteurswet, toestemming nodig van de rechthebbende. Dit kan de maker óf de uitgever zijn.

Voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal is toestemming nodig. Dat geldt voor papieren én digitale kopieën (pdf's). 

Er is een uitzondering in de Auteurswet voor educatieve doeleinden. Je mag auteursrechtelijk werk zonder toestemming gebruiken ‘ter toelichting bij het onderwijs – maar wel onder bepaalde voorwaarden. De zogenaamde ‘onderwijsexceptie’ (artikel 16 in de Auteurswet) is namelijk geen vrijwaring voor het onderwijs. Er moet namelijk een redelijke vergoeding betaald worden door de onderwijsinstelling. 

De reden dat de ‘onderwijsexceptie’ is ingesteld is omdat de Auteurswet soms in strijd is met grondrechten van de mens, in dit geval het recht op onderwijs. Vandaar de uitzondering of ‘exceptie’. Daarnaast is er het belang van de maker. Als zijn/haar werk gratis wordt verspreid onder studenten, loopt de maker inkomsten mis. Daarom is de 'billijke vergoeding' als voorwaarde gesteld.

Voor meer informatie over deze uitzondering zie de website: https://www.auteursrecht.nl/auteursrecht/Uitzonderingen

Een (kort) citaat gebruiken mag zonder toestemming - een lang stuk overnemen niet. Vermeld wel altijd de bron.

Een citaat is een verheldering van een betoog. Vuistregel daarbij is: als het citaat weggehaald wordt dan blijft het verhaal/betoog overeind.

Een niet-literaire verhandeling (zoals een boekbespreking) kan vaak uitgebreide stukken van het besproken werk bevatten. De vraag is of we dan dan slechts te maken hebben met een ‘citaat’ of met een echte ‘overname’. De grens die UvO hanteert voor ‘overnames’ zijn echter ruim gesteld, waardoor er amper twijfel mogelijk is. Een bespreking mag daardoor bevatten:

-        Maximaal 10.000 woorden uit een boek, op voorwaarde dat dit niet meer dan een derde van het oorspronkelijke aantal pagina’s is.

-        Maximaal 8.000 woorden uit een tijdschrift.

-        Maximaal 100 regels poëzie of 2500 woorden proza, mits dit niet meer dan een tiende deel van het gehele oorspronkelijke werk is.

Iedere geciteerde bron wordt onafhankelijk van elkaar behandeld. Overschrijdt één geciteerde bron de daarbij behorende grens, dan is dit een ‘niet-korte’ overname, en valt dit dus niet binnen de Easy Access-regeling (hbo). U dient dan vooraf toestemming aan te vragen aan de rechthebbende (uitgever en/of maker).

Voor meer informatie zie deze pagina op de website auteursrecht.nl.

Dat ligt eraan wat voor afspraken er zijn gemaakt met de uitgever. Dat een publicatie door iemand is geschreven, hoeft niet te zeggen dat hij/zij (nog) in het bezit is van de auteursrechten. Meestal liggen de auteursrechten van een uitgegeven publicatie in ieder geval voor een deel bij de uitgever, en soms zelfs helemaal.

Is het werk niet uitgegeven en zijn de auteursrechten niet overgedragen, dan is bij een publicatie met meerdere auteurs sprake van een “gezamenlijk” auteursrecht.

Niet altijd. Het is niet vreemd dat u een werk dat u zelf heeft geschreven beschouwt als een eigen werk. Juridisch gezien betekent ‘eigen werk’ echter iets anders: dat u (en alleen u) alle auteursrechten bezit. Bij uitgegeven publicaties is dit zelden het geval. Zodra een werk is uitgegeven, bezit de uitgever een deel (of zelfs alle!) auteursrechten.

Er zijn uitzonderingen. Zoals wanneer u met de uitgever expliciet hebt afgesproken dat uw publicatie kosteloos in (digitale) readers/syllabi gebruikt mag worden. Of dat u (een deel van) de auteursrechten blijft bezitten. Zulk soort afspraken moeten echter wel kenbaar gemaakt worden aan UvO: een afspraak met de uitgever op papier volstaat.

Is uw werk uitgegeven en heeft u uw rechten daarbij overgedragen aan de uitgever, zonder aanvullende afspraken, dan dient u dus toestemming aan te vragen via de UvO Portal of direct bij de uitgever. Valt de overname binnen de Easy Access-regeling (minder dan 50 pagina’s en tot 25% van het gebruikte werk) dan is het waarschijnlijk afgekocht door uw onderwijsinstelling en kunt u het wel vrij gebruiken.

Ja, graag zelfs – maar uiteraard wel naar een website met legale content. Door een link of verwijzing te plaatsen worden auteursrechtelijk beschermde werken niet opgenomen in de digitale leeromgeving. Het is daarmee geen ‘overname’. Daarom hoeft u een link of een verwijzing ook niet te melden bij UvO.

Afbeeldingen zijn in beginsel auteursrechtelijk beschermd. Dat geldt zowel voor afbeeldingen, illustraties, grafieken, tabellen, schema’s en dergelijke – of deze nou afkomstig zijn uit boeken, tijdschriften of internet.

Maar er zijn ook rechtenvrije afbeeldingen die zonder toestemming te gebruiken zijn. Het Auteursrechteninformatiepunt (AIP) aan uw hogeschool hiermee helpen.

Dat ligt eraan. In principe eindigt het auteursrecht op een werk 70 jaar na de dood van de maker. Dus wat dat betreft zit u met William Shakespeare (overleden in 1616) wel goed.

Maar dat geldt niet voor een bewerking, zoals een verfilming of een vertaling. Die heeft namelijk ook eigen rechten. Een recente vertaling van Shakespeare is daarom vaak niet rechtenvrij. De bewerking is een verveelvoudiging van het oorspronkelijke werk, maar ook van een eigen werk.

Zie ook de pagina van auteursrecht.nl over dit onderwerp.

Gedigitaliseerde boeken op Google Books hebben de schijn dat deze rechtenvrij zijn en dus tot het ‘publieke domein’ behoren. Dit is helaas niet altijd het geval. Een boek kan namelijk ook onrechtmatig op Google Books staan.

Internetpagina’s zijn vaak gratis te raadplegen, maar daarmee niet automatisch vrij van auteursrechten. Let erop of er expliciet wordt vermeld of het vrij gepubliceerd mag worden, bijvoorbeeld met een Creative Commons-licentie. Staat dat er niet bij, dan mag u dit materiaal doorgaans niet zonder toestemming en zonder te betalen gebruiken in uw onderwijs.

Benadert een uitgever u met een claim? Verwijs hen door naar Stichting UvO. Met de Easy Access-regeling/afkoop zijn hogescholen namelijk gevrijwaard van aanspraken van auteursrechthebbenden – voor zover dit verband houdt met ‘hergebruik’ waarvoor is betaald (zie artikel 7 overeenkomst).

Benadert een maker (bijv. auteur) u met een claim? Dan geldt hetzelfde: verwijs hen door naar Stichting UvO. Wij zoeken de casus uit, en brengen de auteur indien nodig in contact met Stichting Lira.

Gaat het om ‘ander gebruik’ (m.n. meer dan 50 pagina’s / 25% van een werk)? Dit valt formeel niet onder de afkoopregeling. U kunt evengoed alsnog contact met ons opnemen zodat wij kunnen bemiddelen tussen u en de uitgever.

Doorgaans mag u onder de Easy Access-afkoopregeling wél delen van hun content overnemen in uw onderwijs. Daar zijn wel voorwaarden aan verbonden en hangt af van de situatie.

Voorbeeld 1: De uitgever benoemt in hun contract/licentie dat het onderwijsinstellingen niet is toegestaan om hun content op te nemen in coursepacks, readers en/of elektronische leeromgevingen. Met andere woorden: uw hogeschool betaalt wél voor de toegang tot de content, maar níet voor het hergebruik. Mede daarom heeft uw hogeschool een Easy Access-regeling afgesloten met UvO, een aanvullende afkoopregeling voor hergebruik van overnames t/m 50 pagina’s (mits max. 25% van een werk). Dit type hergebruik is dan ook afgekocht. Stichting UvO zorgt ervoor dat ook deze uitgevers een redelijke vergoeding ontvangen.

Voorbeeld 2: De uitgever benadert u dat hun content niet hergebruikt mag worden en dat zij het niet eens zijn met de voorwaarden van de Easy Access-afkoopregeling. Verwijs hen door naar Stichting UvO. Met de Easy Access-afkoopregeling zijn hogescholen namelijk gevrijwaard van aanspraken van auteursrechthebbenden – voor zover dit verband houdt met ‘hergebruik’ waarvoor is betaald (zie artikel 7 overeenkomst).

Dat kan, maar ook voor zulk gebruik is toestemming vereist van de rechthebbende en mogelijk ook een redelijke vergoeding.
Stichting UvO treft afkoopregeling voor het hergebruik in digitale leeromgevingen (zoals Blackboard). Wilt u als onderwijsinstelling content op een andere manier verspreiden (bijv. via de mail), neem dan contact op met de uitgever. Er zijn veel uitgevers die digitale content ter beschikking stellen. Voor content waar dit niet voor geldt, zijn uitgevers bereid om bijvoorbeeld boeken in e-book formaat beschikbaar te stellen. Voor vragen neem gerust contact met ons op.

In sommige gevallen is de grens tussen literair en wetenschappelijk werk niet duidelijk. Dit is met name het geval bij filosofische werken en (literaire) non-fictie. UvO probeert hierbij de intentie van de maker aan te houden. Is het bedoeld als een wetenschappelijk betoog? Of is het bedoeld als een literair werk? Wij beoordelen zelf niet het literaire gehalte van een werk.

Daar zijn geen afspraken over gemaakt. De Readerregeling noemt enkele veelvoorkomende categorieën (boeken, tijdschriften, poëzie, proza), bladmuziek en afbeeldingen). Is het werk niet onder te brengen in één van deze categorieën – zoals met een theaterstuk – dan zullen we dit per stuk bekijken. Er is hier geen aparte richtlijn voor, maar de meest werkbare oplossing is dat deze ondergebracht zal worden in de categorieën literatuur (woordgrens 2500 woorden) of poëzie (100 regels).

Ja. Als u het werk van een ander gebruikt, kopieert of overneemt, moet u de bron vermelden, indien dit redelijkerwijs mogelijk is. Anders is er sprake van plagiaat. De Auteurswet (artikel 16) schrijft voor dat op zijn minst de naam van de maker duidelijk vermeld moet worden.

Let op: UvO verlangt echter een volledige bronvermelding bij elke overname. Is niet te achterhalen wat de bron is, geef dan aan waar u de overname vandaan heeft.

Tijdens een digitale toets met open boek tentamen mag een e-book beschikbaar worden gesteld via een digitale omgeving, maar enkel aan de studenten die reeds beschikken over een digitale versie van het boek. Juridisch gezien moet ‘e-lending’ worden gezien als vergelijkbaar met het uitlenen van papieren boeken.

Voorbeeld 1: Een student heeft een open boek tentamen. Hij/zij heeft het e-book aangeschaft en kan deze dus niet fysiek meenemen. In dit geval is het beschikbaar maken toegestaan.

Voorbeeld 2: Een student heeft een open boek tentamen. Hij/zij heeft geen e-book aangeschaft. In dit geval is het beschikbaar maken niet toegestaan zonder vooraf toestemming van de rechthebbende (uitgever en/of auteur). Zonder toestemming is dit een onrechtmatige overname.

The Easy Access agreement for universities of applied sciences (HBO) is a buyout scheme that Stichting UvO has closed with the Netherlands Association of Universities of Applied Sciences (Vereniging Hogescholen). In total 36 Dutch universities of applied sciences will pay each year for the ‘reuse’ of published work (articles, chapters, etc.).

This means that lecturers at universities of applied sciences (HBO) may reuse up to 50 pages from a publication, provided that this is no more than 25% of the original work. In addition, they may use a maximum of 50 images in presentations (f.e. PowerPoint). This makes the reuse of copyrighted material within higher professional education much easier.

See also the infographic on the Easy Access agreement (in English).

Universities of applied sciences (HBO) affiliated with the Netherlands Association of Universities of Applied Sciences (Vereniging Hogescholen) participate in the Easy Access agreement (HBO). This is a total of 36 government-funded Dutch institutions:

Aeres Hogeschool

Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten

ArtEZ Hogeschool voor de Kunsten

Avans Hogeschool

Breda University of Applied Sciences

Christelijke Hogeschool Ede

Codarts Rotterdam

De Haagse Hogeschool

Design Academy Eindhoven

Driestar hogeschool

Fontys Hogescholen

Gerrit Rietveld Academie

HAN University of Applied Sciences

Hanzehogeschool Groningen

HAS Hogeschool

Hogeschool de Kempel

Hogeschool der Kunsten Den Haag

Hogeschool Inholland

Hogeschool iPabo

Hogeschool KPZ

Hogeschool Leiden

Hogeschool Rotterdam

Hogeschool Utrecht

Hogeschool van Amsterdam

Hogeschool Viaa

Hogeschool voor de Kunsten Utrecht

Hotelschool The Hague

HZ University of Applied Sciences

Iselinge Hogeschool

Marnix Academie

NHL Stenden Hogeschool

Saxion

Thomas More Hogeschool

Van Hall Larenstein University of Applied Sciences

Windesheim

Zuyd Hogeschool

The Easy Access agreement (HBO) concerns all students who follow courses at your university of applied sciences (HBO). It is crucial that the publications are used for educational purposes. The agreement does not allow any uses, disclosure or reproduction outside of an educational context.

Please note: This agreement only applies to regular educational institutions. Commercial universities of applied sciences are excluded. Commercial courses (for profit) are also excluded.

You may reuse up to 50 pages from a publication, provided this is a maximum of 25% of the original publication.

For example: From a book of 200 pages you may reuse 50 pages (25% of the original work) and distribute this among your students. This ‘reuse’ has been bought off by your university of applied sciences (HBO).

Do you want to reuse more than 50 pages or more than 25% of a work? This type of reuse is not included in the Easy Access agreement (HBO). You therefore have to request permission from the copyright owner. This can easily be done via the UvO portal. You will immediately receive permission or UvO will facilitate the request for you.

How and whether you get permission depends on the application and the publisher. Roughly speaking, UvO distinguishes three categories:

1) 25% to 33% of the work: (probably) direct consent

You will receive immediate permission if the publisher has mandated Stichting UvO. You will be notified immediately via the portal.

2) 33% to 50% of the work: UvO will issue the permission request for you

UvO mediates with the publisher to obtain permission. Some publishers have mandated the (re)use of 33% of a work, others up to 50% of a work. That is why in some cases we have to contact the publisher.

NB: Is the book withdrawn from sale? In that case, you will often receive immediate permission.

3) 50% or more: UvO inquires with the publisher

Most publishers want to assess large acquisitions (> 50%) individually. UvO therefore puts out the request for permission for you and mediates in the request. There is a chance that your application will be rejected.

HBO teachers are allowed to use a maximum of 50 images in presentations (PowerPoint, Prezi, etc.). Additionally, there are two conditions:

- A total maximum of 25 images from one work (e.g. a book);

- A total maximum of 10 works from the same creator.

If you want to reuse more, you must contact the rightful owners.

Through the Easy Access agreement (HBO) you are also allowed to distribute sheet music and poetry to your students. The same conditions apply: you may use a maximum of 50 pages from a publication, provided that this no more than 25% of the original publication. The number of pages is what counts, not the number of verses, choruses, staves, lines, and/or words.

The issue or edition in which the article or paper appeared.

For articles or papers, you may also use up to 50 pages from a publication, provided that this is a maximum of 25% of the original publication. By ‘original publication’ we mean: the number / issue / edition of the journal.

For example: You want to use an article from journal X (volume 10, number 1). That particular edition has 60 pages, so you can use a maximum of 15 pages, as that is 25% of the original publication. This ‘reuse’ has been bought off by your university of applied sciences (HBO).

NB: In some journals the page numbering continues throughout the year. In this case, you can take the number of pages of the edition in which the article/paper appeared.

Yes and no.

- < 50 pages: All reuse that falls within the buyout scheme does not have to be registered (roughly: up to 50 pages / 25% of a work).

- > 50 pages: All reuse outside of the buyout scheme does have to be registered (more than 50 pages / 25% of a work).

See also: What is the annual report of ‘other reuse’?

Hardcopy or paper materials are subject to the same conditions. According to the Easy Access agreement (HBO), it is irrelevant how the material is distributed. It is allowed to hand out the material to students through hardcopy readers, but also through electronic learning environments (Blackboard, Canvas, Brightspace, etc.).

No, you no longer need to send proof copies (bewijsexemplaren), such as a printout or a hardcopy reader. Since the Easy Access agreement (HBO) came into effect in 2021, this is no longer necessary.

The individual fee of each university of applied sciences (HBO) depends on the number of students. Each institution pays € 8.50 (excl. VAT) per calendar year and per student that is registered at their institution on 1 October of the previous calendar year. These numbers are concurred with DUO and the Netherlands Association of Universities of Applied Sciences (Vereniging Hogescholen). Therefore, large educational institutions pay more than smaller institutions.

The Easy Access agreements for HBO and WO are largely the same, but there are a few notable differences:

- Number of images: Universities of applied sciences (HBO) may use a maximum of 50 images in (PowerPoint) presentations. However, there is no limit to the number of images for universities (WO).

- Reporting: Universities of applied sciences (HBO) must hand in an annual report, including information about copyright infringement (especially reuse that exceed 50 pages).

- Task force: In addition, universities of applied sciences (HBO) has a special task force on the Easy Access agreement. This task force has been organized by the Network of Copyright Information Points in the Netherlands (NAI-hbo).

Generally not. Only in two cases UvO can visit your university of applied sciences for an inspection:

1) For a sample.

The Easy Access agreement states that during the term of the agreement (2021-2023) four universities of applied sciences (HBO’s) will cooperate one time for a check at their institution. By doing so, UvO will gain insight in the reuse of copyrighted materials. UvO will use this information to allocate the funds to rightholders (creators and publishers).

2) Control instead of reporting.

If a university of applied sciences (HBO) does not send a report, or an unclear report, we may together decide to keep an inspection at your university of applied sciences (HBO).

All universities of applied sciences (HBO) are to create an overview of ‘other reuse’. This contains all the reuse of content that has not been bought off with the Easy Access agreement, PoD fees and/or individual permissions. The annual report mostly concerns longer publications (more than 50 pages / 25% of a work).

This report should include:

- Permission requests for 'non-short' reuse of publications (> 50 pages / 25% of a work)

- Infringing takeovers for which no permission has been requested (Article 5.7).

- Number of pages used

- Circulation (number of students)

- Licenses / contracts publishers (if applicable)

Deadline

Send the report to Stichting UvO (UvO@cedar.nl) before 1 April each year. The first deadline is 1 April 2022. If necessary, UvO can provide assistance in generating this report.

SURF is currently developing an app called the CopyRIGHT tool. UvO took on an advisory role in the development of this tool. The goal is to integrate this tool with the various digital learning environments (f.e. BlackBoard), so that educators and staff can easily see which publications have been bought off through licenses or through the Easy Access agreement. The tool will also provide information about open access alternatives.

Some pilots are currently conducted at universities and at universities of applied sciences. The CopyRIGHT tool is scheduled to go live in September 2023.

Read more about the CopyRIGHT project on the SURF website.