Stichting UvO doet er alles aan om transparant te zijn over de werkwijze richting zowel uitgevers als onderwijsinstellingen. 

Governance gaat over de manier waarop een organisatie bestuurd wordt en garanties kan geven voor een open en gezond functioneren. Governance regels zijn er aan de ene kant voor organisaties intern, ter bevordering van de bewustwording van hoe alles is geregeld en waarom. Daarnaast is een goede governance van belang voor het vertrouwen dat de organisatie uitstraalt tegenover de buitenwereld. Voor een CBO, die een wettelijke of de facto monopoliepositie heeft, is het van groot belang om bewust te handelen binnen het maatschappelijke speelveld met alle verschillende belangen waarin we opereren en dat naar buiten toe uit te dragen.

College van Toezicht Auteursrechten
Op 15 juli 2003 is de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten in werking getreden. Deze wet heeft geleid tot de instelling van het College van Toezicht Auteursrecht (CvTA). Op 26 november 2016 is de Wet van 14 november 2016, houdende wijziging van de Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties in verband met de implementatie van Richtlijn 2014/26/EU van het Europees Parlement en de Raad betreffende het collectieve beheer van auteursrechten en naburige rechten, in werking getreden. Het CvTA is belast met het toezicht op collectieve beheersorganisaties. Het CvTA ziet er onder meer op toe dat de collectieve beheersorganisaties een overzichtelijke administratie bijhouden, zij de verschuldigde vergoedingen op rechtmatige wijze innen en deze tijdig verdelen onder rechthebbenden, transparante tariefstructuren hanteren en voldoende zijn uitgerust om hun taken naar behoren uit te voeren. Aan het College komt in het kader van zijn taakuitoefening een aantal bevoegdheden toe: een adviesrecht, informatierecht, toegangsrecht, inzagerecht, de bevoegdheid tot het benoemen van accountants en de bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen. Voor meer informatie zie www.cvta.nl.

VOI©E
Stichting UvO is lid van de Vereniging van Organisaties die het Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren, kortweg VOI©E. De vereniging streeft ernaar het begrip voor de uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten te vergroten en de informatie over de werkwijze van de collectieve beheersorganisaties (CBO’s) te verbeteren. VOI©E fungeert namens de CBO’s als aanspreekpunt voor vragen over de collectieve uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten. Daarnaast vervult VOI©E de functie van meldpunt voor kritiek of klachten.

Goed bestuur en Integriteit
UvO houdt zich aan de wettelijke normen voor goed bestuur en integriteit (Wet toezicht artikels 2, 22 en 25) en volgt de VOICE Governance Code CBO's. UvO opereert conform het zogenoemde Bestuur + directiemodel. Het bestuur kent een onafhankelijke voorzitter. Stichting UvO heeft zich gecommitteerd aan de Principes en Best Practice-bepalingen van de voormalige Richtlijnen goed bestuur en integriteit CBO’s. De zeggenschap over de materiële bevoegdheden met betrekking tot het beheer berust bij het bestuur van UvO. Profielschetsen van voorzitter en bestuurders zijn beschikbaar via de website. Leden van het bestuur voeren deze taak onbezoldigd uit. De activiteiten worden onder werktijd uitgevoerd en derhalve zijn de functies indirect bezoldigd. Zij ontvangen echter geen vergoedingen of vacatiegelden van UvO. Het presenteren van de functies als bezoldigd, zou immers de suggestie wekken dat de leden een vergoeding ontvangen voor hun inzet als bestuurslid. Uitzondering is de onafhankelijke voorzitter van UvO. De repartitiereglementen, op basis waarvan UvO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, zijn in 2019 opgesteld. Dit repartitiereglement is beschikbaar via de website. De reglementen worden in 2022 weer geëvalueerd.

Klachten en bezwaren
Stichting UvO doet er alles aan om de werkzaamheden in de keten van inning en verdeling van vergoedingen zorgvuldig uit te voeren. Om eventuele klachten binnen de voorgeschreven regels van de gedragscode van de brancheorganisatie VOI©E te kunnen behandelen, heeft UvO een officiële klachten- en bezwarenprocedure. Via onze website kunt u een klacht indienen. Klachten over bijvoorbeeld de administratieve afhandeling of bezwaren van meer principiële aard worden via deze procedure op correcte wijze afgehandeld.