Stichting UvO doet er alles aan om transparant te zijn over de werkwijze richting zowel uitgevers als onderwijsinstellingen. 

Governance gaat over de manier waarop een organisatie bestuurd wordt en garanties kan geven voor een open en gezond functioneren. Governance regels zijn er aan de ene kant voor organisaties intern, ter bevordering van de bewustwording van hoe alles is geregeld en waarom. Daarnaast is een goede governance van belang voor het vertrouwen dat de organisatie uitstraalt tegenover de buitenwereld. Voor een CBO, die een wettelijke of de facto monopoliepositie heeft, is het van groot belang om bewust te handelen binnen het maatschappelijke speelveld met alle verschillende belangen waarin we opereren en dat naar buiten toe uit te dragen.

College van Toezicht Auteursrechten
Op 15 juli 2003 is de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten in werking getreden. Deze wet heeft geleid tot de instelling van het College van Toezicht Auteursrecht (CvTA). Op 26 november 2016 is de Wet van 14 november 2016, houdende wijziging van de Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties in verband met de implementatie van Richtlijn 2014/26/EU van het Europees Parlement en de Raad betreffende het collectieve beheer van auteursrechten en naburige rechten, in werking getreden. Het CvTA is belast met het toezicht op collectieve beheersorganisaties. Het CvTA ziet er onder meer op toe dat de collectieve beheersorganisaties een overzichtelijke administratie bijhouden, zij de verschuldigde vergoedingen op rechtmatige wijze innen en deze tijdig verdelen onder rechthebbenden, transparante tariefstructuren hanteren en voldoende zijn uitgerust om hun taken naar behoren uit te voeren. Aan het College komt in het kader van zijn taakuitoefening een aantal bevoegdheden toe: een adviesrecht, informatierecht, toegangsrecht, inzagerecht, de bevoegdheid tot het benoemen van accountants en de bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen. Voor meer informatie zie www.cvta.nl.

VOI©E
Stichting UvO is lid van de Vereniging van Organisaties die het Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren, kortweg VOI©E. De vereniging streeft ernaar het begrip voor de uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten te vergroten en de informatie over de werkwijze van de collectieve beheersorganisaties (CBO’s) te verbeteren. VOI©E fungeert namens de CBO’s als aanspreekpunt voor vragen over de collectieve uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten. Daarnaast vervult VOI©E de functie van meldpunt voor kritiek of klachten.

Goed bestuur en Integriteit
UvO houdt zich aan de wettelijke normen voor goed bestuur en integriteit (Wet toezicht artikels 2, 22 en 25) en volgt de VOICE Governance Code CBO's. UvO opereert conform het zogenoemde Bestuur + directiemodel. Het bestuur kent een onafhankelijke voorzitter. Stichting UvO heeft zich gecommitteerd aan de Principes en Best Practice-bepalingen van de voormalige Richtlijnen goed bestuur en integriteit CBO’s. De zeggenschap over de materiële bevoegdheden met betrekking tot het beheer berust bij het bestuur van UvO. Profielschetsen van voorzitter en bestuurders zijn beschikbaar via de website. Leden van het bestuur voeren deze taak onbezoldigd uit. De activiteiten worden onder werktijd uitgevoerd en derhalve zijn de functies indirect bezoldigd. Zij ontvangen echter geen vergoedingen of vacatiegelden van UvO. Het presenteren van de functies als bezoldigd, zou immers de suggestie wekken dat de leden een vergoeding ontvangen voor hun inzet als bestuurslid. Uitzondering is de onafhankelijke voorzitter van UvO. De repartitiereglementen, op basis waarvan UvO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, zijn in 2019 opgesteld. Dit repartitiereglement is beschikbaar via de website. De reglementen worden in 2022 weer geëvalueerd.

Toezichtvisie
UvO behartigt de belangen van uitgevers inzake het hergebruik door onderwijsinstellingen van auteursrechtelijk beschermd materiaal. Daarnaast levert UvO zoveel mogelijk maatwerk om het gebruik in het onderwijs te faciliteren. Het is een continu aandachtspunt om de administratieve processen, zowel aan de kant van UvO als aan de kant van de onderwijsinstellingen, zo soepel mogelijk te laten verlopen. UvO heeft daarbij voortdurend oog voor de balans tussen de behoeftes van de onderwijsinstellingen en de manier waarop uitgevers hun content kunnen aanbieden.

UvO hanteert de Governancecode CBO’s als uitgangspunt voor goed bestuur. UvO ondersteunt de toenemende roep om openheid over de gevolgde werkprocessen en de garanties dat alles op een correcte manier verloopt, maar is zich er ook van bewust dat er grenzen zijn aan transparantie. Voor het meten van gebruik van publicaties in het onderwijs en het herverdelen onder uitgevers worden vaak privacygevoelige gegevens gebruikt, die niet gedeeld mogen worden. Het toezichthoudend bestuur waakt er binnen deze kaders voor dat UvO haar taken veilig en betrouwbaar uitvoert.

UvO opereert conform het zogenoemde Bestuur + directiemodel. UvO heeft een formele scheiding tussen het (toezichthoudend) bestuur en de directie, alsmede tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar B.V.. Het bestuur ziet voornamelijk toe op de uitvoering van de regelingen. De bestuurders zijn allen vertegenwoordigers namens uitgevers of groepen uitgevers, die zoveel mogelijk een afspiegeling vormen van de achterban van Stichting UvO. Zij hebben direct belang bij het optimaliseren van de incasso en het beheersen van de kosten. De inhoudingen, noodzakelijk om de uitvoering van de regelingen te financieren, worden in nauw overleg vastgesteld. Het bestuur kent een onafhankelijke voorzitter.

Stichting UvO heeft zich gecommitteerd aan de Principes en Best Practice-bepalingen van de Richtlijnen goed bestuur en integriteit CBO’s. De zeggenschap over de materiële bevoegdheden met betrekking tot het beheer berust bij het bestuur van UvO. Profielschetsen van voorzitter en bestuurders zijn beschikbaar via de website. Leden van het bestuur voeren deze taak onbezoldigd uit. Uitzondering is de onafhankelijke voorzitter van UvO. Het repartitiereglement, op basis waarvan UvO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, is beschikbaar via de website. Een onafhankelijke accountant controleert de jaarrekening.

Stichting UvO werkt aan een integere en open cultuur door alle nevenfuncties van bestuurders, directie en uitvoerend personeel in kaart te brengen en ieder jaar te updaten. In de statuten wordt, ten overvloede, expliciet vermeld dat de belangen van de stichting op de eerste plaats moeten komen. Directie rapporteert vierjaarlijks aan het Bestuur over de uitvoering van de diverse regelingen en de gemaakte afwegingen daarbij. Bestuur koppelt wanneer nodig, en voor zover mogelijk, terug aan de achterban. De achterban wordt daarnaast op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en van het proces van uitbetalingen door middel van een nieuwsbrief die een aantal keer per jaar verschijnt. In het verslagjaar 2022 zijn geen gevallen voorgekomen van potentiële tegenstrijdige belangen. UvO hanteert de Wet normering topinkomens voor de leden van het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent en de personen die zijn belast met de dagelijkse leiding.

Tot de kring van belanghebbenden van UvO behoren, naast de rechthebbenden van wie de rechten worden beheerd, ook de onderwijsinstellingen die door middel van afkoopregelingen of losse aanvragen via UvO toestemming regelen voor het hergebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal. UvO heeft regelmatig contact met vertegenwoordigers van Universiteiten (UNL), Hogescholen (VH) en de zogenaamd ‘commerciële’ onderwijsinstellingen over afkoopregelingen en toestemmingsaanvragen. UvO streeft ernaar om de onderwijsinstellingen zo goed mogelijk van dienst te zijn, zonder dat de belangen van de rechthebbenden daarbij in het geding komen. UvO is lid van VOI©E en verbindt zich hiermee aan de Gedragscode voor Collectieve Beheersorganisaties. Stichting UvO moet als auteursrechtenorganisatie voldoen aan de eisen van de ‘Wet  toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het CvTA. UvO vindt een goed contact met deze partijen van belang voor het creëren en onderhouden van vertrouwen en draagvlak en voor het uitstralen van legitimiteit. In het verslagjaar is overleg gevoerd met al deze partijen.

Zelfevaluatie 
Zoals gebruikelijk, heeft het toezichthoudend bestuur een zelfevaluatie uitgevoerd over 2022. Samengevat zijn dit de uitkomsten:

Bestuursvergaderingen: De vergaderingen zijn doelgericht en de leden komen goed voorbereid naar de vergadering. De gespreksfeer is goed en conflicten worden goed opgelost. Genomen besluiten worden opgevolgd en/of gerealiseerd. Daarnaast is men het eens dat de huidige structuur met een toezichthoudend bestuur goed werkt. De taken tussen toezicht en uitvoering zijn volgens alle ondervraagden voldoende gescheiden. De meerderheid van het bestuur ziet graag extra vergadering(en), met name voor specifieke onderwerpen.

Voorzitter: Men is zeer tevreden over de rol van de voorzitter. Hij stemt goed af met de overige bestuursleden. Verder is de profielschets van de voorzitter up-to-date en zijn alle overige bestuursleden hier goed van op de hoogte.

Bestuursleden: De meeste bestuursleden vinden dat de samenstelling van het bestuur de doelstelling van UvO weerspiegelt. Daarbij weten de bestuursleden de individuele belangen van hun achterban en het collectieve belang van UvO goed te scheiden. De leden functioneren voldoende onafhankelijk van elkaar. Het rooster van aftreden klopt. De onderlinge samenwerking met besturen van andere CBO’s is voldoende maar kan nog verbeterd worden. De overeenstemming van besluiten met de verschillende groepen van de Mediafederatie wordt als voldoende beoordeeld. De betrokkenheid van individuele uitgevers bij UvO is verbeterd. Uitgevers kunnen nog meer betrokken worden door bijvoorbeeld een presentatie van UvO op jaarvergaderingen van brancheverenigingen (bijv. MEVW en Mediafederatie), op bezoek te gaan bij grootste belanghebbenden en het continueren van communicatiestrategie (o.a. nieuwsbrief, podcast en meer werken met infographics).

Organisatie Stichting UvO: Alle bestuursleden zijn zeer tevreden over de organisatorische kant van Stichting UvO. De verhouding tussen het bestuur en de directeur is goed. De eigen kennis van de financiële situatie van UvO wordt als goed beoordeeld. De vergaderstukken en informatievoorziening is van een goed niveau. Aandachtspunt is de omvang van de huidige notulen.

Toepassing Governance Code CBO's
De Governance Code CBO's gaat over Normen voor Goed Bestuur van de Stichting, de Maatschappelijke Functie, het Bestuursmodel, een Integere en Open Cultuur en de Kring van Belanghebbenden. Deze onderwerpen zijn al ter sprake gekomen in de bovenstaande Toezichtsvisie en elders op de Governance pagina.

Specifiek in 2022 is, in goed overleg met het CvtA, aandacht besteed aan het vinden van een balans tussen het streven naar volledige transparantie en onderbouwing en de redelijkheid van het aantal betaalde mensuren dat daar in wordt gestoken. .

Er zijn geen gevallen van belangconflicten geweest
Er is geen melding van een vermoeden van een misstand of integriteitsschending gedaan.

Uit de zelfevaluatie van de dagelijkse leiding met het toezichthoudend orgaan is gebleken dat de samenwerking goed verloopt en er geen bijzonderheden te melden zijn.

Met de volgende belanghebbenden is in het afgelopen jaar overleg geweest: de Mediafederatie, IPRO, Pictoright, FEMU, Universiteiten van Nederland, de Vereniging Hogescholen, individuele uitgevers, onderwijsinstellingen en auteurs.

Achterhalen Rechthebbenden
UvO vertegenwoordigt ruim 1100 Nederlandse uitgevers en, via IPRO, het grootste deel van de buitenlandse uitgevers. Soms gebruiken onderwijsinstellingen materiaal van Nederlandse uitgevers die zich nog niet bij UvO hebben aangesloten. Wij doen er alles aan om deze uitgevers, ook als het geen uitgevers in de klassieke zin van het woord zijn zoals publicerende advocatenkantoren of zorgverleners, te lokaliseren en aan te schrijven zodat zij ook hun rechtmatige vergoeding kunnen ontvangen. Wij keren dan de vergoeding uit voor het gebruik van ‘gedeelten’ (korte overnames) uit gepubliceerde werken, volgens de onderwijsexceptie uit de auteurswet (artikel 16). Wij vragen dan meteen een volmacht om ook het eventuele hergebruik van niet-korte overnames te mogen faciliteren en uit te betalen.

Als wij een uitgever tegenkomen in onze steekproeven die nog niet in onze administratie staat, dan worden de contactgegevens opgezocht. Vervolgens schrijven wij deze uitgever aan met een algemeen bericht via e-mail. Als daar na meerdere herinneringen geen reactie op komt, wordt er telefonisch contact gezocht, of, als er geen telefoonnummer beschikbaar is, een fysieke brief gestuurd. Wij gaan er vervolgens van uit dat wij alles in het werk hebben gesteld om de rechthebbende te informeren. Uiteraard kunnen uitgevers afzien van het bedrag of van UvO’s dienstverlening in het geheel. Het uit te betalen bedrag blijft, als de uitgever niet heeft aangegeven er van af te zien, nog drie jaar nadat het beschikbaar is gekomen gereserveerd staan.

Als een rechthebbende afziet van de vergoeding, dan wordt het naar rato verdeeld onder de andere rechthebbenden. Omdat onderwijsinstellingen een jaarlijks afkoopbedrag betalen aan UvO, gebaseerd op een inschatting van al het gebruik, gaat het geld niet ‘terug’ naar de onderwijsinstellingen. Als veel rechthebbenden afzien van een vergoeding, dan zal zich dat uiteindelijk vertalen in een lager afkoopbedrag.

De onbekende buitenlandse uitgevers worden bediend door IPRO.

Klachten en bezwaren
Stichting UvO doet er alles aan om de werkzaamheden in de keten van inning en verdeling van vergoedingen zorgvuldig uit te voeren. Om eventuele klachten binnen de voorgeschreven regels van de gedragscode van de brancheorganisatie VOI©E te kunnen behandelen, heeft UvO een officiële klachten- en bezwarenprocedure. Via onze website kunt u een klacht indienen. Klachten over bijvoorbeeld de administratieve afhandeling of bezwaren van meer principiële aard worden via deze procedure op correcte wijze afgehandeld.